Расходы на УСН в 2026 году: что можно учесть
Какие затраты можно принять в расходы на упрощёнке в 2026 году. Открытый перечень, условия признания, кассовый метод, частые ошибки и калькулятор налога УСН.
С 1 января 2026 года на упрощёнке с объектом «доходы минус расходы»发生了 серьёзное изменение: перечень затрат, уменьшающих налоговую базу, перестал быть закрытым. Теперь бизнес может учитывать любые экономически обоснованные расходы – при условии, что они документально подтверждены и направлены на получение дохода. Разберём, как этим пользоваться правильно.
Кто и зачем учитывает расходы на УСН
Упрощённая система с объектом «доходы минус расходы» предполагает ставку 15 % от разницы между поступлениями и затратами (в отдельных регионах ставка может быть снижена до 5–10 %). Чем больше подтверждённых расходов вы соберёте в Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), тем ниже будет налог.
Важно: УСН с объектом «доходы» (6 %) расходы вовсе не учитывает – налог считается от всей суммы поступлений.
Три обязательных условия признания расходов
Независимо от того, о каких затратах идёт речь, они одновременно должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ:
- Экономическая обоснованность. Трата связана с деловой целью бизнеса, а не с личными нуждами собственника или его родственников.
- Документальное подтверждение. Есть первичка: договор, акт, УПД, товарная накладная, чек, платёжное поручение, путевой лист и так далее.
- Производственная направленность. Расход связан с деятельностью, приносящей доход.
Дополнительное правило – кассовый метод (п. 2 ст. 346.17 НК РФ): расход признаётся только в момент его фактической оплаты. Аванс поставщику ещё не расход. Товар на складе ещё не расход. Затраты «входят» в КУДиР в день списания денег с расчётного счёта или выплаты из кассы.
Какие затраты можно включить в расходы в 2026 году
Ниже – ключевые группы расходов, зафиксированные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а также новые категории, появившиеся с началом 2026 года.
Основные средства (ОС)
Сюда входят покупка, строительство, изготовление, достройка, модернизация и техническое перевооружение основных средств. Стоимость ОС списывается не единовременно, а равными долями поквартально в течение календарного года – по последней дате каждого квартала с момента ввода в эксплуатацию и оплаты.
Нематериальные активы (НМА)
Расходы на приобретение или создание НМА (программное обеспечение, товарные знаки, патенты, ноу-хау, базы данных), а с 2026 года – и на их модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение. Порядок списания аналогичен основным средствам.
Материальные расходы
Сырьё, материалы, топливо, энергия, комплектующие, спецодежда, услуги производственного характера, упаковка, ГСМ. Признаются по мере фактического использования в производстве или деятельности.
Оплата труда и страховые взносы
Зарплата сотрудников, пособия по временной нетрудоспособности, все виды обязательного страхования, взносы в Социальный фонд России. Перечень расходов на оплату труда открыт и дополняется тем, что предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Аренда и лизинг
Арендные и лизинговые платежи за помещения, оборудование, транспорт. Учитываются равномерно в течение оплаченного периода (см. FAQ).
Ремонт основных средств
В том числе ремонт арендованного имущества, если обязанность по ремонту лежит на арендаторе по договору или закону.
Товары для перепродажи
Стоимость купленных товаров списывается в расходы по мере их реализации конечным покупателям – пропорционально стоимости отгруженной продукции.
Командировки
Проезд, наём жилья, суточные, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы – в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Налоги, сборы и взносы
Все уплаченные налоги и сборы, кроме самого налога по УСН, «авансового» НДС из статьи 17.4 НК РФ и отдельных иных случаев.
Проценты по кредитам и займам
Проценты за пользование денежными средствами и услуги кредитных организаций – при условии, что заём связан с деятельностью, приносящей доход.
Реклама и маркетинг
Реклама товаров, работ, услуг, создание и поддержка сайта, хостинг, доменное имя, участие в выставках. Часть рекламных затрат (например, призы в розыгрышах, SMS-рассылки) нормируется: не более 1 % от выручки.
Услуги связи, канцтовары, почта, нотариус, юридические и бухгалтерские услуги
Все эти «текучие» расходы принимаются в полном объёме при наличии первичных документов.
НДС по оплаченным товарам и услугам
«Входной» НДС от поставщиков включается в расходы отдельной строкой, если товар или услуга используются в деятельности на УСН.
Новые категории с 2026 года: «иные расходы»
Благодаря ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ к традиционному перечню добавился пункт «иные расходы». Это значит, что теперь в базу можно включать:
- представительские расходы (приём партнёров, транспорт для переговоров) – лимит 4 % от расходов на оплату труда;
- подбор персонала (кадровые агентства, публикация вакансий);
- СОУТ (специальная оценка условий труда);
- добровольное имущественное страхование (КАСКО, страхование грузов, складских запасов);
- санкции по договорам (штрафы, пени, неустойки) – при документальном подтверждении;
- консультационные и информационные услуги (облачные сервисы, базы данных, подписки).
Условие общее: затраты должны пройти три фильтра из статьи 252 НК РФ.
Таблица: как признаются ключевые расходы
| Вид расхода | Момент признания в КУДиР |
|---|---|
| Товары для перепродажи | По мере реализации покупателю |
| Материальные расходы | По мере списания в производство |
| Аренда, лизинг | Равномерно в течение оплаченного периода |
| Основные средства | Равными долями поквартально в течение года |
| НМА и их улучшение | Равными долями поквартально в течение года |
| Проценты по займам | По факту уплаты, не сверх предельных ставок |
| Командировочные | После утверждения авансового отчёта |
| Налоги и сборы | По факту уплаты в бюджет |
| Зарплата и взносы | В день выплаты работнику / перечисления взносов |
Пример расчёта налога УСН
Допустим, ИП за 2026 год получил:
- доходы – 8 000 000 ₽;
- расходы – 5 500 000 ₽ (аренда, зарплата, материалы, услуги связи, покупка товаров для перепродажи).
Налоговая база: 8 000 000 − 5 500 000 = 2 500 000 ₽.
Налог по ставке 15 %: 375 000 ₽.
Проверяем минимальный налог: 1 % от 8 000 000 = 80 000 ₽. Поскольку 375 000 ₽ > 80 000 ₽, к уплате идёт рассчитанная сумма – 375 000 ₽ за вычетом уже уплаченных авансов.
Частые ошибки при учёте расходов
- Включение личных трат ИП. Покупки для семьи не связаны с бизнесом и автоматически снимаются налоговой.
- Отсутствие первичных документов. Чек с рынка или потерянный акт – основание для доначисления.
- Учёт аванса как расхода. Списывать деньги в КУДиР можно только после получения товара или услуги.
- Ошибки с основными средствами. Если ОС не оплачено или не введено в эксплуатацию, включать его стоимость в расходы преждевременно.
- Превышение лимитов по нормируемым расходам. Реклама, представительские, некоторые виды страхования – внимательно проверяйте нормативы.
- Смешение периодов. Услуга оказана в одном квартале, оплата прошла в другом – расход относится к моменту оплаты (кассовый метод).
Минимальный налог: важное правило
Если по итогам года разница «доходы минус расходы» оказалась отрицательной или налог по ставке 15 % меньше 1 % от доходов, уплачивается минимальный налог – 1 % от всей суммы поступивших доходов. «Убыток» при этом можно переносить на следующие налоговые периоды в течение 10 лет.
Вывод
Открытый перечень расходов 2026 года значительно расширил возможности упрощенцев: теперь в базу можно включать любые затрат, соответствующие принципу статьи 252 НК РФ. Главное – вести КУДиР дисциплинированно, фиксировать оплату товаров и услуг, собирать первичку и следить за нормативами. Онлайн-калькулятор выше поможет быстро прикинуть итоговый налог и сверить его с минимальным.