Расходы при УСН: что уменьшает налог

Формула и ставка: как расходы влияют на налог

На объекте «доходы минус расходы» налог считают не с оборота, а с прибыли: из признанных доходов вычитают признанные расходы, а результат умножают на ставку. Показатели берут нарастающим итогом с 1 января, а не за отдельный месяц.

Налог нарастающим итогом = (доходы − расходы) × ставка

Базовая ставка — 15%, но региональный закон вправе установить пониженную, вплоть до 5%, а для отдельных категорий налогоплательщиков есть льготные режимы. Поэтому ставку из чужого примера копировать нельзя: откройте закон своего субъекта или уточните значение в налоговой.

Авансовые платежи перечисляют по итогам I квартала, полугодия и 9 месяцев. Каждый раз считают налог нарастающим итогом и вычитают уже уплаченные суммы. Если получилась отрицательная величина, к уплате она не выставляется, а учитывается в следующем расчёте.

Какие затраты уменьшают базу

Главный ориентир — статья 346.16 НК РФ. Это не «любые траты на бизнес», а перечень с конкретными видами расходов. Ключевые группы:

• основные средства и нематериальные активы — приобретение, сооружение, достройка, модернизация, реконструкция;
• ремонт основных средств, включая арендованные;
• арендные и лизинговые платежи;
• материальные расходы по правилам статьи 254 НК РФ — сырьё, материалы, комплектующие, инструмент, спецодежда, топливо;
• оплата труда и пособия по временной нетрудоспособности за счёт работодателя;
• страховые взносы и все виды обязательного страхования, включая взносы ИП за себя;
• входной НДС по оплаченным товарам, работам и услугам, которые сами учтены в расходах (кроме случаев, когда налог принимается к вычету);
• проценты по кредитам и займам, банковские услуги;
• таможенные платежи, не подлежащие возврату;
• командировки: проезд, наём жилья, суточные, оформление документов;
• связь, почтовые услуги, интернет, реклама, программное обеспечение;
• бухгалтерские, аудиторские, юридические услуги, нотариальное оформление в пределах тарифов;
• охрана, пожарная безопасность, обслуживание сигнализации;
• содержание служебного транспорта и компенсация за личный автомобиль в пределах норм;
• налоги и сборы, уплаченные в бюджет, — кроме самого налога по УСН;
• товары, приобретённые для дальнейшей перепродажи;
• обучение и повышение квалификации персонала, сертификация, экспертиза, судебные расходы и госпошлина.

Перечень периодически дополняют, и в редакции, действующей с 2026 года, в нём появился элемент, отсылающий к правилам главы 25 НК РФ. Это не значит, что расходом стало любое списание со счёта: сначала находят норму, по которой затрата признаётся, а потом подтверждают её обоснованность. Актуальную формулировку перечня сверяйте с первоисточником.

Четыре условия, без которых расхода нет

1. Экономическая обоснованность. Затрата направлена на получение дохода и связана с деятельностью. Шуба для сотрудника — нет, спецодежда для работы — да.
2. Документальное подтверждение. Чек, УПД, накладная, акт, договор, БСО. Документы должны позволять идентифицировать операцию и её связь с бизнесом.
3. Фактическое несение. Товары получены, работы выполнены, услуги оказаны.
4. Оплата. Долг перед контрагентом погашен — при УСН действует кассовый метод.

Для некоторых затрат есть дополнительный момент признания. Самый частый пример — товары для перепродажи: их включают в расходы только после того, как они оплачены поставщику, приняты и проданы покупателю.

Когда именно расход попадёт в отчётность

Расходы признают на последнюю из дат: оплаты или получения товаров, работ, услуг. Имущественные права и ценности, полученные без оплаты, в базу не уменьшают. Материалы, топливо и инструмент обычно списывают по факту оплаты, а основные средства — иначе.

Стоимость купленного основного средства в течение года списывают равными долями на последнюю дату каждого квартала: в I квартале — четверть, во II — половину, в III — три четверти, к 31 декабря — всю сумму. Если объект ввели в эксплуатацию в IV квартале, вся стоимость попадает в расходы текущего года сразу. Основное средство, купленное до перехода на упрощёнку, списывают по остаточной стоимости с учётом срока полезного использования.

Что учесть нельзя

В расходы не попадают:

• сам налог по УСН и авансовые платежи по нему;
• НДС, который вы предъявили покупателю и уплатили в бюджет, если выписывали счёт-фактуру;
• штрафы, пени и неустойки по договорам и налоговым обязательствам;
• личные траты предпринимателя и выплаты, не связанные с результатами труда;
• взносы в уставный капитал других организаций, приобретение ценных бумаг;
• платежи за сверхнормативные выбросы и другие аналогичные санкционные платежи.

Отдельно проверяйте затраты, которые нормируются: представительские, компенсации за использование личного транспорта, некоторые виды рекламы. Учитывают только сумму в пределах нормы, а не всю фактическую.

Минимальный налог: страховка при слабом результате

По итогам года расчёт делают дважды: обычным способом и по ставке 1% от доходов. Если минимальный налог оказался больше обычного, платят минимальный, зачтя уже перечисленные авансы. Если меньше — платят обычный.

Разницу между минимальным и обычным налогом можно включить в расходы следующих периодов. Убыток года тоже переносится на будущее, но минимальный налог при убытке всё равно платится — его база считана от доходов, а не от прибыли. Порядок переноса уточняйте в действующей редакции статьи 346.18 НК РФ.

Пример расчёта за год

Ставка — 15%, убытков прошлых лет нет.

Проверка минимального налога: 9 000 000 × 1% = 90 000 ₽. Это меньше обычного налога в 510 000 ₽, поэтому дополнительно ничего платить не нужно. Если бы расходы составили 8 800 000 ₽, обычный налог был бы 30 000 ₽, и тогда к уплате вышел минимальный — 90 000 ₽ минус уже перечисленные авансы.

Как вести учёт расходов без потерь

• Разделите личные и предпринимательские счета, чтобы не доказывать деловую цель каждой операции.
• Заведите привычку подшивать к каждой затрате три документа: основание (договор, счёт), первичку (акт, накладная, чек) и подтверждение оплаты.
• Ведите КУДиР нарастающим итогом и сверяйте её с банком, кассой, эквайрингом и отчётами маркетплейсов ежемесячно, а не раз в год.
• Ведите отдельный реестр основных средств, нематериальных активов и товаров для перепродажи: у них особые даты признания.
• После каждого квартала пересчитывайте базу и аванс, следите за состоянием единого налогового счёта.
• Перед сдачей годовой отчётности сравните обычный и минимальный налог и проверьте, не появилась ли обязанность по НДС при превышении порога доходов.

Расходы на УСН работают только при системном подходе: право на вычет даёт не платёж, а совокупность нормы, деловой цели, документа и оплаты.