Расчет среднесписочной: формула и примеры
Разбираемся, как посчитать ССЧ за месяц: учет совместителей, неполного дня и праздников. Актуальная методика для верной отчетности в 2026 году без ошибок.
Как рассчитывается среднесписочная численность
Среднесписочная численность (ССЧ) — это показатель, отражающий среднее количество работников, занятых по трудовому договору в организации за определённый период. Он необходим для сдачи отчётности в налоговые органы, определения статуса малого бизнеса и соблюдения условий применения специальных налоговых режимов.
Расчёт проводится по каждому календарному дню месяца, включая выходные и праздники. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени. Показатель обязательно указывается на титульном листе формы РСВ — он заменил ранее действовавшую отдельную форму-4.
Кто учитывается в ССЧ, а кто — нет
Только работники, с которыми заключены трудовые договоры, включаются в расчёт. При этом неважно, находятся ли они на больничном, в отпуске или командировке — такие сотрудники всё равно учитываются как полные единицы.
Включаются:
- Штатные сотрудники (полная и неполная занятость)
- Внутренние совместители (учитываются один раз)
- Работники на испытательном сроке
- Лица, временно отсутствующие (отпуск, больничный, командировка)
Не включаются:
- Внешние совместители
- Физические лица по договорам ГПХ
- Сотрудники в отпуске по беременности и родам
- Работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты
- Учредители без оклада и трудового договора
- Военнослужащие по призыву
Особое внимание — сотрудникам с неполным рабочим временем. Если сокращённая продолжительность установлена по соглашению сторон, такой работник учитывается пропорционально отработанному времени. Если же неполный день предусмотрен законом (для несовершеннолетних, инвалидов), он считается как целая единица.
Формула расчёта за месяц
Среднесписочная численность за месяц определяется по формуле:
ССЧ = (Сумма списочной численности за все дни месяца) / (Число календарных дней в месяце)
На практике:
- Для каждого дня месяца определяется количество штатных сотрудников.
- Выходные и праздники переносятся с последнего рабочего дня.
- Все значения суммируются.
- Сумма делится на количество дней в месяце.
- Результат округляется по математическим правилам.
Пример расчёта за месяц
В компании работает 8 сотрудников с 1 по 30 апреля. 15 апреля принят ещё один работник, а 25 апреля уволилось двое.
Рассчитаем:
- С 1 по 14 апреля: 8 чел. × 14 дней = 112
- С 15 по 24 апреля: 9 чел. × 10 дней = 90
- С 25 по 30 апреля: 7 чел. × 6 дней = 42
Общая сумма: 112 + 90 + 42 = 244
Апрель — 30 дней → 244 / 30 = 8,13
Среднесписочная численность за апрель — 8 человек (после округления).
Расчёт за год и квартал
Годовой показатель вычисляется как среднее арифметическое monthly значений:
ССЧ за год = (Сумма ССЧ за 12 месяцев) / 12
Для квартала: сумма трёх месяцев, делённая на 3.
Например, если за три месяца ССЧ составила: январь — 10, февраль — 12, март — 11 → (10 + 12 + 11) / 3 = 11 человек.
Промежуточные значения (по месяцам) лучше сохранять с двумя знаками после запятой, чтобы минимизировать погрешность при финальном расчёте.
Особенности учёта неполного рабочего времени
Работник, занятый на 0,5 ставки (например, 4 часа при 8-часовом дне), учитывается не как 0,5 сразу, а через пересчёт в человеко-дни.
Формула: Человеко-дни = Общее количество отработанных часов / Продолжительность полного рабочего дня
Затем: Среднесписочная численность такого сотрудника = Человеко-дни / Число рабочих дней в месяце
Пример: бухгалтер работает 4 часа в день, в мае 2026 года — 20 рабочих дней. Отработано: 4 × 20 = 80 часов.
Человеко-дни: 80 / 8 = 10.
ССЧ: 10 / 31 (календарных дней) ≈ 0,32.
Этот результат складывается с данными по другим сотрудникам.
Ошибки, которых стоит избегать
- Учёт внешних совместителей в ССЧ — частая ошибка. Они не входят в список.
- Игнорирование дней после увольнения — уволенный сотрудник числится только до дня увольнения включительно.
- Неправильное округление — округлять нужно только итоговый результат, а не промежуточные.
- Подстановка данных на конец месяца вместо ежедневного учёта — это искажает реальную картину.
Автоматизация через программы учёта рабочего времени помогает избежать ошибок и экономит время при подготовке отчётности.