Расчет отпуска за год

Что такое расчёт отпуска за год и зачем он нужен

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск минимум 28 календарных дней. Но сумма, которую он получит за это время, почти всегда отличается от обычной зарплаты – её считают по особым правилам через средний дневной заработок.

Расчёт отпуска за год нужен, чтобы определить точную сумму отпускных: сколько денег работник получит перед уходом в отпуск, какие налоги удержат и как проверить правильность начислений. Ошибки здесь стоят дорого: работодателю – штрафы и проверки, работнику – недополученные деньги.

Формула расчёта отпускных

Отпускные рассчитываются по формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Средний дневной заработок (СДЗ) – это ключевая величина. Её считают так:

СДЗ = Заработок за расчётный период ÷ Количество отработанных дней

За каждый полностью отработанный месяц в расчётный период засчитывается 29,3 календарных дня – это среднемесячное число, установленное ТК РФ.

Сколько дней отпуска положено за год?

Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – 28 календарных дней. Но существуют исключения:

• Педагогические работники – от 42 до 56 дней в зависимости от должности
• Медицинские работники – дополнительные дни за работу в особых условиях
• Работники Крайнего Севера – дополнительные отпуска от 16 до 24 дней
• Работники с ненормированным рабочим днём – минимум 3 дополнительных дня
• Инвалиды – 30 дней

За каждый отработанный месяц накапливается 2,33 дня отпуска (28 ÷ 12). При увольнении работник получает компенсацию за все неиспользованные дни.

Пошаговая инструкция расчёта отпускных

Шаг 1. Определите расчётный период

Стандартный расчётный период – 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Например, для отпуска с 15 июня 2026 года это период с 1 июня 2025 по 31 мая 2026.

Если сотрудник работает меньше года – период с даты приёма до конца месяца перед отпуском.

Шаг 2. Посчитайте заработок за период

В заработок включаются:

• Оклад и тарифная ставка
• Премии, предусмотренные системой оплаты труда
• Надбавки за квалификацию, выслугу лет, вредные условия
• Доплаты за работу в ночное время, выходные, праздничные дни
• Районные коэффициенты

Не включаются:

• Больничные и пособия
• Отпускные за предыдущие отпуска
• Командировочные (суточные, проезд, проживание)
• Материальная помощь
• Выплаты по договорам ГПХ

Шаг 3. Определите количество отработанных дней

За полностью отработанный месяц – 29,3 дня.

За неполностью отработанный месяц дни считаются по формуле:

Дни = 29,3 ÷ Количество календарных дней в месяце × Количество отработанных дней

Пример. В марте сотрудник болел 7 дней. Отработано: 31 − 7 = 24 дня. Дни для расчёта: 29,3 ÷ 31 × 24 = 22,68 дня.

Максимальное количество дней за 12 полных месяцев: 29,3 × 12 = 351,6 дня.

Шаг 4. Рассчитайте средний дневной заработок

Разделите заработок из шага 2 на дни из шага 3.

Шаг 5. Умножьте на количество дней отпуска

Полученную сумму среднего дневного заработка умножьте на продолжительность отпуска.

Шаг 6. Вычтите НДФЛ

С отпускных удерживается НДФЛ по ставке, соответствующей годовому доходу работника. В 2026 году применяется пятиступенчатая шкала:

Примеры расчёта отпускных

Пример 1. Полностью отработанный год

Условия:

• Оклад – 65 000 ₽ в месяц
• Расчётный период отработан полностью
• Отпуск – 14 дней

Расчёт:

1. Заработок за год: 65 000 × 12 = 780 000 ₽
2. Отработанные дни: 29,3 × 12 = 351,6 дня
3. Средний дневной заработок: 780 000 ÷ 351,6 = 2 218,43 ₽
4. Отпускные начислено: 2 218,43 × 14 = 31 058,02 ₽
5. НДФЛ (13%): 31 058,02 × 0,13 = 4 038 ₽
6. На руки: 31 058,02 − 4 038 = 27 020,02 ₽

Пример 2. Неполностью отработанный год с больничным

Условия:

• Оклад – 80 000 ₽ в месяц
• В апреле был больничный – 10 дней
• Отпуск – 28 дней

Расчёт:

1. Заработок: 80 000 × 11 + 80 000 × (20 ÷ 30) = 880 000 + 53 333 = 933 333 ₽ (больничные не входят)
2. Дни за полные месяцы: 29,3 × 11 = 322,3
3. Дни за апрель: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53
4. Всего дней: 322,3 + 19,53 = 341,83
5. СДЗ: 933 333 ÷ 341,83 = 2 730,14 ₽
6. Отпускные: 2 730,14 × 28 = 76 443,92 ₽
7. На руки (НДФЛ 13%): 66 506,61 ₽

Как учитываются премии при расчёте

Премии включаются в расчёт, но правила зависят от их типа:

Ежемесячные премии – учитываются в месяце начисления, но не более одной за каждый показатель в месяц. Если за один месяц начислено две премии за одинаковые показатели, в расчёт берётся только одна.

Квартальные и полугодовые премии – включаются полностью, если период, за который они начислены, входит в расчётный. Если период премиирования выходит за рамки расчётного – учитывается пропорционально отработанному времени.

Годовые премии – учитываются независимо от даты начисления, если они начислены за прошедший год. Премия за 2025 год включается в расчёт отпускных 2026 года.

Праздничные дни в отпуске

Государственные праздничные дни не включаются в отпуск и не оплачиваются. Отпуск автоматически продлевается на количество праздничных дней.

В 2026 году праздничные нерабочие дни:

• 1–8 января – новогодние каникулы
• 23 февраля
• 8 марта
• 1 мая
• 9 мая
• 12 июня
• 4 ноября

Пример. Сотрудник берёт отпуск на 14 дней с 1 мая 2026 года. Дни 1, 2, 3, 4 мая – праздничные, в отпуск не входят. Фактически он выйдет на работу 19 мая, но оплатят только 14 календарных дней отпуска.

Индексация зарплаты при расчёте

Если в расчётном периоде работодатель повысил оклады всем сотрудникам организации или подразделения, выплаты до повышения нужно умножить на коэффициент индексации.

Коэффициент = Новый оклад ÷ Старый оклад

Пример. С 1 октября 2025 года оклад повысили с 60 000 до 72 000 ₽. Коэффициент: 72 000 ÷ 60 000 = 1,2. Зарплату за месяцы с июня по сентябрь умножаем на 1,2.

Индексация применяется только при массовом повышении. Индивидуальные прибавки и надбавки не индексируются.

Расчёт отпускных и НДФЛ носит справочный характер. Актуальные ставки и правила уточняйте в ФНС и действующем законодательстве.