Расчет отпускных

Расчет отпускных: формула и порядок исчисления в 2026 году

Расчет отпускных – обязательная процедура для любого работодателя при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Ошибки в исчислении ведут к финансовым потерям, штрафам от трудовой инспекции и недовольству работников. В 2026 году действуют новые правила: с 1 сентября 2025 года вступило в силу Постановление Правительства РФ № 540, изменившее порядок определения среднего заработка.

Основная формула расчета отпускных состоит из двух шагов:

1. Средний дневной заработок (СДЗ) = Сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3
2. Сумма отпускных = СДЗ × Количество дней отпуска

Расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, при отпуске с 10 марта 2026 года расчетный период: с 1 марта 2025 по 28 февраля 2026 года включительно.

Что изменилось в 2026 году: Постановление № 540 вместо № 922

Почти 18 лет расчет среднего заработка регулировало Постановление Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. С 1 сентября 2025 года его заменило Постановление № 540 от 24.04.2025. Ключевые изменения:

Расширение базы выплат. В расчет теперь включаются все денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда: бонусы за выполнение проектов, вознаграждения за достижения, стимулирующие выплаты. Раньше работодатель мог исключить нерегулярные бонусы из базы – теперь критерий один: предусмотрена ли выплата локальными актами.

Прогрессивная шкала НДФЛ. С 2025 года действует пятиступенчатая шкала налога на доходы:

• до 2,4 млн ₽ в год – 13%
• от 2,4 до 5 млн ₽ – 15%
• от 5 до 20 млн ₽ – 18%
• от 20 до 50 млн ₽ – 20%
• свыше 50 млн ₽ – 22%

Особый порядок для «северных» надбавок. С 1 января 2026 года при расчете НДФЛ с отпускных нужно выделять долю, приходящуюся на районные коэффициенты и процентные надбавки, и облагать ее по двухступенчатой шкале: 13% при годовом доходе до 5 млн ₽, 15% – с суммы превышения.

Повышение МРОТ. С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 ₽. Минимальный средний дневной заработок для расчета отпускных:

27 093 ÷ 29,3 = 924,68 ₽

Если фактический СДЗ оказался ниже этой суммы, применяется минимальное значение.

Пошаговый алгоритм расчета отпускных

Шаг 1. Определяем расчетный период

Стандартный расчетный период – 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Для сотрудников, проработавших менее года, берется фактически отработанное время.

Пример: отпуск начинается 15 июня 2026 года → расчетный период: с 1 июня 2025 по 31 мая 2026 года.

Шаг 2. Считаем сумму учитываемых выплат

В базу включаются:

• Оклад (тарифная ставка)
• Премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда
• Надбавки и доплаты (за стаж, квалификацию, условия труда)
• Денежные поощрения

Не включаются:

• Выплаты по больничным листам
• Предыдущие отпускные
• Материальная помощь
• Командировочные выплаты
• Оплата простоя не по вине работника

Шаг 3. Рассчитываем количество отработанных дней

Для полностью отработанных месяцев используется коэффициент 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце).

Для неполных месяцев применяется формула:

Дни неполного месяца = 29,3 / Общее число дней в месяце × Отработанные календарные дни

Пример: в феврале 2026 года сотрудник был на больничном с 10 по 20 число (11 дней). Отработано: 28 − 11 = 17 дней.

Дни для расчета = 29,3 / 28 × 17 = 17,79 дня

Шаг 4. Вычисляем средний дневной заработок

При полностью отработанном периоде:

СДЗ = Сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3

При неполностью отработанном периоде:

СДЗ = Сумма фактической зарплаты за расчетный период / (29,3 × Количество полных месяцев + Сумма дней неполных месяцев)

Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных

Отпускные = СДЗ × Количество дней отпуска

Из полученной суммы удерживается НДФЛ по applicable ставке.

Примеры расчета отпускных в 2026 году

Пример 1: Стандартный расчет

Менеджер уходит в отпуск на 14 дней с 1 апреля 2026 года. Оклад – 60 000 ₽. Расчетный период отработан полностью, премий не было.

Расчет:

• Сумма выплат за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
• СДЗ = 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽
• Отпускные = 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽
• НДФЛ 13% = 3 727 ₽
• На руки: 24 941,92 ₽

Пример 2: Неполный расчетный период

Сотрудник болел в декабре 2025 года 10 дней. Оклад – 50 000 ₽. В декабре получено 32 000 ₽. Остальные 11 месяцев отработаны полностью. Отпуск – 28 дней.

Расчет:

• Сумма выплат: 50 000 × 11 + 32 000 = 582 000 ₽
• Дни в полных месяцах: 11 × 29,3 = 322,3
• Дни в декабре: 29,3 / 31 × 21 = 19,85
• Итого дней: 322,3 + 19,85 = 342,15
• СДЗ = 582 000 / 342,15 = 1 701,01 ₽
• Отпускные = 1 701,01 × 28 = 47 628,28 ₽

Пример 3: Сотрудник проработал менее года

Работник принят 1 октября 2025 года, уходит в отпуск 1 марта 2026 года на 14 дней. Оклад – 45 000 ₽.

Расчет:

• Расчетный период: октябрь 2025 – февраль 2026 (5 месяцев)
• Сумма выплат: 45 000 × 5 = 225 000 ₽
• СДЗ = 225 000 / 5 / 29,3 = 1 535,84 ₽
• Отпускные = 1 535,84 × 14 = 21 501,76 ₽

Пример 4: Расчет с учетом МРОТ

Сотрудник на полставки (0,5) с окладом 13 000 ₽ уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период отработан полностью.

Расчет:

• Сумма выплат: 13 000 × 12 = 156 000 ₽
• Фактический СДЗ = 156 000 / 12 / 29,3 = 443,69 ₽
• Минимальный СДЗ для 0,5 ставки: 27 093 × 0,5 / 29,3 = 462,34 ₽
• Применяем минимальное значение: 462,34 ₽
• Отпускные = 462,34 × 14 = 6 472,76 ₽

Особенности расчета для отдельных категорий работников

Совместители

Внешние и внутренние совместители получают отпускные отдельно по каждому месту работы. Выплаты и СДЗ не суммируются между работодателями. Если на работе по совместительству сотрудник отработал менее 6 месяцев, отпуск может быть предоставлен авансом одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Работники на неполной ставке

Формула расчета не меняется. База выплат пропорционально меньше. При проверке на МРОТ используется доля от установленного значения: для 0,5 ставки – половина МРОТ, для 0,25 – четверть и так далее.

Суммированный учет рабочего времени

Для вахтовиков, сменных работников и других категорий с суммированным учетом расчет ведется через средний дневной заработок по общей формуле. Особенности учета рабочего времени не влияют на методику исчисления отпускных.

Новый сотрудник без начислений

Если работник весь расчетный период был в отпуске по уходу за ребенком или не имел фактических начислений, средний заработок определяется:

1. Из предшествующего периода с фактическими начислениями
2. При отсутствии такого периода – исходя из оклада или тарифной ставки на момент начала отпуска

Типичные ошибки при расчете отпускных

Ошибка 1. Больничные и прошлые отпускные попали в базу. Исключаемые периоды и выплаты за них должны быть полностью удалены из расчетной базы. Их включение завышает СДЗ и ведет к переплате.

Ошибка 2. Годовая премия учтена целиком при неполном периоде. Если расчетный период отработан не полностью, премия включается пропорционально отработанному времени, а не в полном размере.

Ошибка 3. МРОТ применен к совместителю по полному значению. Для работников на неполной ставке минимальный СДЗ рассчитывается от доли МРОТ, соответствующей их занятости.

Ошибка 4. Округление дней отпуска в меньшую сторону. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск дробные значения рекомендуется округлять в пользу работника, хотя законодательство прямо не предписывает математическое округление.

Ошибка 5. Система применяет устаревшее Постановление № 922. Если бухгалтерское ПО не обновлено после 1 сентября 2025 года, проектные бонусы и нетипичные надбавки могут не попадать в расчетную базу, что занижает отпускные.

Ответственность за нарушение сроков выплаты

Отпускные должны быть перечислены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При нарушении работодатель несет двойную ответственность:

Административная (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

• Должностные лица: штраф от 10 000 до 20 000 ₽
• Юридические лица: штраф от 30 000 до 50 000 ₽

Материальная (ст. 236 ТК РФ): за каждый день просрочки выплачивается компенсация в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от задержанной суммы.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работник получает денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). Расчет ведется по той же формуле:

Компенсация = СДЗ × Неиспользованные дни отпуска

За каждый полный отработанный месяц начисляется 2,33 дня отпуска (28 / 12). Если в последнем месяце отработано 15 и более календарных дней – месяц округляется до полного. Менее 15 дней – не учитывается.

Пример: Сотрудник проработал 9 полных месяцев, не использовал отпуск, оклад 90 000 ₽.

• Неиспользованные дни: 28 / 12 × 9 = 21 день
• СДЗ = 90 000 / 29,3 = 3 071,67 ₽
• Компенсация = 3 071,67 × 21 = 64 505,07 ₽

Расчет отпускных носит информационный характер. При возникновении спорных ситуаций рекомендуем обратиться к актуальным нормативным актам или проконсультироваться со специалистом по трудовому праву.