Расчет отпускных: формула и примеры

Главная формула расчета отпускных

Размер отпускных зависит от трех переменных: заработка за расчетный период, количества отработанных дней и длительности самого отдыха. Базовая формула выглядит так:

Отпускные = СДЗ × Количество дней отпуска

Где СДЗ — это средний дневной заработок сотрудника. Именно этот показатель является ключевым, так как он усредняет реальные доходы и отработанные дни за год, учитывая премии, больничные и отпуска.

Пошаговый алгоритм расчета

Чтобы не допустить ошибок при начислении, бухгалтеру или сотруднику нужно последовательно пройти четыре этапа.

Шаг 1. Определяем расчетный период

По умолчанию расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если отдых начинается в августе 2026 года, учитывается период с 1 августа 2025 года по 31 июля 2026 года.

Если сотрудник отработал в компании меньше года, расчетный период охватывает время с даты приема на работу до конца месяца, предшествующего отпуску.

Шаг 2. Исключаем особые периоды

Из расчетного периода нужно «вырезать» дни, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялся средний заработок или выплачивались пособия. К исключаемым периодам относятся:

• предыдущие оплачиваемые отпуска;
• дни временной нетрудоспособности (больничные);
• декрет и отпуск по уходу за ребенком;
• командировки;
• дни простоя не по вине работника;
• дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами.

Шаг 3. Считаем учитываемый доход

В расчет включают все выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, тарифные ставки, премии, предусмотренные системой оплаты труда, надбавки за стаж, квалификацию или ночные смены.

Не учитываются: социальные выплаты (материальная помощь, оплата питания), компенсация использования личного авто, а также суммы, которые уже были начислены по среднему заработку (те же больничные или командировочные).

Шаг 4. Вычисляем СДЗ и итоговую сумму

Среднее количество дней в месяце по ТК РФ 29,3.

Если все 12 месяцев отработаны полностью: СДЗ = Годовой доход / (12 × 29,3)

Если были исключаемые периоды, формула усложняется. Нужно посчитать отработанные дни в неполных месяцах: Дни в неполном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных календарных дней.

Затем годовой доход делится на сумму полностью отработанных дней (29,3 × кол-во полных месяцев) и дней в неполных месяцах.

Нюансы: праздники, МРОТ и индексация

При планировании отдыха важно учитывать три важных правила, которые напрямую влияют на сумму и сроки.

1. Государственные праздники. Нерабочие праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Они просто сдвигают дату выхода на работу.
2. Ограничение по МРОТ. СДЗ не может быть ниже минимального размера оплаты труда, деленного на 29,3. Если по факту СДЗ получился меньше, отпускные нужно начислить исходя из МРОТ, действующего на дату ухода в отпуск.
3. Индексация зарплаты. Если в компании повысили оклады всем сотрудникам (или всему подразделению), доход за месяцы до повышения нужно умножить на коэффициент пересчета (Новый оклад / Старый оклад).

Налоги и сроки выплаты

С начисленных отпускных удерживается НДФЛ. В 2026 году применяется прогрессивная шкала (от 13% до 22%), поэтому ставка зависит от совокупного дохода сотрудника с начала года. Также на сумму отпускных начисляются страховые взносы по тарифам компании.

Срок выплаты — строго не позднее трех дней до начала отдыха. Если сотрудник просит выплатить деньги в первый день отдыха, работодатель рискует получить штраф. При совпадении срока с выходным днем выплату переносят на ближайший предшествующий рабочий день.

Что выгоднее: отпуск или зарплата?

С финансовой точки зрения идти в отпуск с точки зрения денег менее выгодно, чем работать.

Зарплата начисляется за рабочие дни, стоимость которых в «дорогие» месяцы (январь, май) выше. Отпускные же рассчитываются по среднему дневному заработку, который «размывается» за счет выходных и праздников. Поэтому в месяцах с большим количеством праздников брать отпуск финансово невыгодно, а в месяцах, где много рабочих дней (например, в октябре или июле), разница с обычной зарплатой почти незаметна.