Расчёт отпуска сотруднику

Как рассчитать отпускные сотруднику – простая формула и пошаговый расчёт

Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск минимум 28 календарных дней. Перед уходом в отпуск работодатель обязан выплатить отпускные – сумму, которая рассчитывается по специальной формуле на основе среднего заработка. Разберём, как посчитать отпускные сотруднику, какие выплаты учитывать и на что обратить внимание.

Формула расчёта отпускных

Отпускные рассчитываются по двум формулам:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок (СДЗ) = Заработок за расчётный период / 12 / 29,3

Коэффициент 29,3 – это среднее количество календарных дней в месяце (365 − 14 праздничных дней / 12 месяцев). Это фиксированная величина, установленная статьёй 139 ТК РФ.

Пошаговая инструкция: как рассчитать отпускные

Шаг 1. Определите расчётный период

Расчётный период – это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 15 июля 2026 года, расчётный период – с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

Если сотрудник отработал меньше года, расчётный период сокращается до фактически отработанного времени: с даты приёма на работу до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

Шаг 2. Посчитайте заработок за расчётный период

Сложите все выплаты, которые относятся к оплате труда:

• оклад или тарифную ставку;
• ежемесячные, квартальные и годовые премии;
• надбавки и доплаты (за совмещение должностей, вредные условия, ночные);
• оплату за сверхурочную работу и работу в выходные;
• районные коэффициенты и процентные надбавки.

Не включайте в расчёт: больничные, пособия по беременности и родам, отпускные, командировочные, материальную помощь, подарки и выплаты социального характера.

Шаг 3. Рассчитайте средний дневной заработок

При полностью отработанном расчётном периоде формула простая:

СДЗ = Годовой заработок / 12 / 29,3

Если были периоды без сохранения зарплаты (больничный, отпуск за свой счёт), их исключают из расчёта. Тогда СДЗ считают по формуле:

СДЗ = Заработок за расчётный период / Количество отработанных календарных дней

Шаг 4. Рассчитайте отпускные

Умножьте средний дневной заработок на количество календарных дней отпуска. Полученная сумма – это начисленные отпускные до удержания НДФЛ.

Пример расчёта отпускных

Исходные данные:

• Оклад сотрудника – 70 000 ₽ в месяц.
• Расчётный период отработан полностью (12 месяцев).
• Сотрудник идёт в отпуск с 1 по 28 августа 2026 года (28 календарных дней).
• Премий и надбавок не было.

Расчёт:

1. Заработок за 12 месяцев: 70 000 ₽ × 12 = 840 000 ₽.
2. Средний дневной заработок: 840 000 / 12 / 29,3 = 2390,45 ₽.
3. Отпускные: 2390,45 ₽ × 28 = 66 932,60 ₽.

Сумма к выплате (после удержания НДФЛ 13%): 66 932,60 − 8 701 = 58 231,60 ₽.

Особенности расчёта в разных ситуациях

Неполностью отработанный расчётный период

Если сотрудник был на больничном, в отпуске без содержания или отсутствовал по другим причинам, эти дни исключают из расчёта. Количество отработанных календарных дней в месяце рассчитывают так:

Количество дней = 29,3 / Количество календарных дней в месяце × Количество отработанных дней

Например, в июле 2026 года сотрудник отработал 15 дней (был в отпуске за свой счёт с 16 по 31 июля). Количество отработанных дней: 29,3 / 31 × 15 = 14,18 дня.

Повышение оклада в расчётном периоде

При повышении оклада в расчётном периоде или в месяце начала отпуска применяют коэффициент индексации:

КИ = Новый оклад / Старый оклад

Все выплаты до повышения умножают на этот коэффициент.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении сотруднику положена компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Формула та же:

Компенсация = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней

Количество дней = 2,33 × Количество полных отработанных месяцев. Например, за 10 месяцев работы: 2,33 × 10 = 23,3 дня.

Сроки выплаты отпускных

Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если отпуск начинается в понедельник, отпускные должны быть переведены не позднее четверга предыдущей недели.

За нарушение сроков работодатель выплачивает компенсацию за задержку: минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от задержанной суммы за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).

Частые ошибки при расчёте отпускных

1. Включение в расчёт больничных и пособий. Эти выплаты исключаются из заработка для расчёта отпускных.
2. Использование рабочих дней вместо календарных. Отпускные оплачиваются за календарные дни, праздничные дни в отпуске не оплачиваются, но продлевают отпуск.
3. Неправильный расчётный период. Если сотрудник только устроился, расчётный период сокращается до фактически отработанного времени.
4. Игнорирование премий. Квартальные и годовые премии входят в расчёт среднего заработка, если они начислены за период в пределах расчётного периода.

Перед оформлением отпуска рекомендуется проверить расчёт с помощью калькулятора или сверить начисления с бухгалтером, чтобы избежать ошибок и недоплат.