Бизнес Зарплата и нормы24 сентября 2026 г.

Командировочные расходы: состав, расчёт и учёт

Полное руководство по командировочным расходам: что входит по закону, как установить суточные, оформить документы.

Калькулятор суточных и налогов по командировочным расходам

Все калькуляторы раздела «Зарплата и нормы» (110) →

Что понимается под командировочными расходами

Командировочные расходы — это все затраты организации, связанные с отправкой сотрудника в служебную командировку. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 166), командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Ключевое условие — временная смена места работы, а не просто выезд к клиенту в пределах своего города.

Обязанность работодателя полностью возместить сотруднику связанные с такой поездкой расходы закреплена в статье 168 ТК РФ. Конкретный порядок и условия регулируются Постановлением Правительства РФ № 749.

Из чего складываются командировочные расходы: структура

Все возмещаемые затраты можно разделить на четыре основные группы. Их состав и особенности учёта лучше всего закрепить в локальном нормативном акте компании — Положении о командировках.

1. Расходы на проезд

Сюда входит оплата билетов на любой вид транспорта (самолёт, поезд, автобус, такси), включая:

Стоимость билета в обе стороны.
Плата за бронирование и сервисные сборы.
Стоимость плацкарты, постельного белья.
Провоз багажа в установленных нормах.
Проезд от вокзала/аэропорта до места работы или проживания (например, на такси).

Основание для учёта: оригиналы билетов, посадочные талоны (для электронных билетов — маршрут-квитанция и посадочный талон), чеки на оплату такси. НДС, выделенный в этих документах, принимается к вычету.

2. Расходы на проживание (наём жилого помещения)

Это затраты на оплату гостиницы, съёмной квартиры или иного жилья на период командировки. Основание для учёта: счёт (инвойс) от гостиницы, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО) или договор найма. НДС также принимается к вычету. Важно: расходы на дополнительные услуги (мини-бар, спа-процедуры) обычно не возмещаются, если не согласованы отдельно.

3. Суточные

Суточные — это фиксированная сумма за каждый день нахождения в командировке, предназначенная для компенсации дополнительных затрат на питание и другие мелкие нужды. Это единственный вид расходов, не требующий подтверждения товарными чеками.

Выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути.
Размер устанавливается работодателем самостоятельно.
Для однодневных командировок по России суточные не выплачиваются, но может быть установлена отдельная компенсация.

4. Иные расходы, произведённые с ведома работодателя

Это дополнительные, но часто необходимые затраты:

Оформление виз, загранпаспорта.
Консульские, аэродромные сборы.
Обязательное медицинское страхование для выезда за рубеж.
Услуги мобильной связи (при наличии обоснования).
Аренда автомобиля на месте.

Основание для учёта: чеки, квитанции, договоры, страховые полисы.

Как установить и рассчитать суточные

Компания свободна в определении размера суточных. Их фиксируют в приказе руководителя, коллективном договоре или Положении о командировках. Например, можно установить 1000 рублей в день для поездок по России и 50 евро в день для поездок в Европу.

Однако для целей налогообложения Налоговый кодекс РФ устанавливает лимиты, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 и 422 НК РФ). На 2026 год эти лимиты остаются неизменными:

700 рублей в день — для командировок по территории Российской Федерации.
2500 рублей в день — для командировок за границу.

Пример расчёта: В компании установлены суточные в размере 1200 рублей в день для поездок по России. Сотрудник был в командировке 5 дней.

Общая сумма суточных: 1200 * 5 = 6000 руб.
Необлагаемый лимит: 700 * 5 = 3500 руб.
Облагаемая разница: 6000 - 3500 = 2500 руб. Именно с этих 2500 рублей необходимо удержать НДФЛ (13%) и начислить страховые взносы.

Документальное оформление: от приказа до отчёта

Правильное оформление — залог того, что расходы будут приняты к учёту.

Основание для поездки — приказ (распоряжение). В нём указывают ФИО сотрудника, цель, пункт назначения, сроки командировки. Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года не являются обязательными, но их можно использовать для внутреннего контроля.
Выдача денег под отчёт. Сотруднику выдаётся аванс на основе расчёта предполагаемых расходов. Выдача оформляется расходным кассовым ордером (РКО) или платёжным поручением.
Подтверждение расходов. По возвращении сотрудник собирает все документы (билеты, чеки на проживание, прочее) и прикладывает их к авансовому отчёту (форма № АО-1 или самостоятельно разработанная).
Сдача авансового отчёта. Отчёт должен быть сдан в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки или выхода на работу. Отчёт утверждается руководителем, после чего бухгалтерия производит окончательный расчёт (доплата или возврат неизрасходованного аванса).

Налоговый учёт командировочных расходов

Налог на прибыль (и УСН «Доходы минус расходы»)

Все документально подтверждённые и экономически обоснованные командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это значит, что они уменьшают налогооблагаемую базу. Суточные учитываются в полном размере, установленном локальным актом компании.

НДС

НДС, предъявленный поставщиками услуг по проезду и проживанию, можно принять к вычету на основании билетов и счетов от гостиниц (счета-фактуры при этом не требуются, если в документе выделена сумма налога). НДС по суточным и иным расходам, не связанным с приобретением товаров/услуг, к вычету не принимается.

НДФЛ и страховые взносы

Как уже отмечалось, объектом обложения являются только суточные, выплаченные сверх установленных лимитов (700/2500 руб.). НДФЛ удерживается при ближайшей выплате зарплаты, взносы начисляются в общем порядке.

Бухгалтерский учёт: основные проводки

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (пример)
Выдача денег сотруднику под отчёт на командировку	71	50 (51)	50 000 руб.
Утверждены расходы на проезд (по билетам)	26 (44)	71	25 000 руб.
Утверждены расходы на проживание (по счёту)	26 (44)	71	15 000 руб.
Начислены суточные в пределах лимита	26 (44)	71	7 000 руб. (700р/день * 10 дней)
Начислены суточные сверх лимита (например, 300р/день)	26 (44)	71	3 000 руб.
Отражён доход в виде сверхлимитных суточных для НДФЛ	70	68.НДФЛ	3 000 руб.
Удержан НДФЛ с суммы сверхлимитных суточных	70	68.НДФЛ	390 руб. (13% от 3000)
Начислены страховые взносы с суммы сверхлимитных суточных	26 (44)	69	900 руб. (прибл. 30% от 3000)
Окончательный расчёт с сотрудником (доплата)	71	50 (51)	50 000 - (25 000+15 000+7 000+3 000) = 0 руб.

Примечание: Счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» используются в зависимости от деятельности сотрудника.

Частые ошибки и на что обратить внимание

Отсутствие локального акта. Без Положения о командировках любые спорные траты сложнее обосновать перед налоговой.
Просрочка авансового отчёта. Деньги, не возвращённые в срок (3 дня), можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника.
Неправильный расчёт дней для суточных. Суточные начисляются и за день прибытия, и за день отъезда.
Учёт неофициальных документов. Для учёта проезда и проживания принимаются только документы, соответствующие требованиям закона (билеты, чеки, БСО). Расписки от сотрудника недостаточно.
Загранкомандировки. При выплате суточных в иностранной валюте их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта.

Часто задаваемые вопросы

Какие расходы работодатель обязан возместить сотруднику в командировке?

По статье 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить расходы на проезд к месту командировки и обратно, наём жилого помещения (проживание), суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома), а также иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя (например, визы, страховки, услуги связи).

Нужно ли выплачивать суточные за однодневную командировку по России?

Согласно Положению № 749, суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются. Однако работодатель может установить свою компенсационную выплату локальным актом. Сумма такой компенсации в пределах 700 рублей в день не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Что делать, если сотрудник потерял билет или чек на проживание?

Без подтверждающих документов расходы на проезд и проживание нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль, а НДС по ним принять к вычету. Возмещённые сотруднику суммы в этом случае становятся его доходом и облагаются НДФЛ. Рекомендуется заранее инструктировать сотрудников о необходимости сохранения всех документов.

Как установить размер суточных в компании?

Размер суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Лимитов для выплаты нет, но для налогообложения действуют необлагаемые нормы: 700 руб. в день по России и 2500 руб. в день за границей. Суммы сверх этих лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Можно ли учесть командировочные расходы при УСН «Доходы минус расходы»?

Да, все документально подтверждённые и экономически обоснованные командировочные расходы (проезд, проживание, суточные в установленном размере, визы и т.д.) можно включить в расходы при расчёте налога при УСН «Доходы минус расходы» на дату утверждения авансового отчёта.

Каков срок сдачи авансового отчёта после командировки?

Сотрудник обязан представить авансовый отчёт с приложением оправдательных документов в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги (после возвращения из командировки), или со дня выхода на работу. Этот срок установлен Указанием Банка России № 3210-У.

Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами?

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только в пределах установленных НК РФ лимитов: 700 рублей в день по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок. Любая сумма сверх этого лимита включается в налогооблагаемую базу работника.

Как отразить выдачу денег на командировку в бухгалтерском учёте?

При выдаче аванса сотруднику под отчёт делается проводка: Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» Кредит 50 «Касса» (или 51 «Расчётные счёта»). После утверждения авансового отчёта расходы списываются в дебет счетов учёта затрат (например, 26, 44) с кредита счёта 71.