Рассчитать среднесписочную численность

Зачем нужен расчет среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это среднее количество сотрудников, которые работали в организации за определенный период: месяц, квартал или год. Этот показатель необходим для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и Социальный фонд России, а также для определения размера налога на имущество.

Для чего используется ССЧ:

• Подача сведений в ИФНС – ежегодно до 20 января;
• Заполнение формы ЕФС-1 для Социального фонда России – ежеквартально;
• Предоставление формы П-4 в Росстат – ежемесячно или ежеквартально;
• Определение ставки налога на имущество в некоторых регионах (например, в Москве при ССЧ свыше 100 человек ставка составляет 2,5%);
• Контроль уплаты страховых взносов и НДФЛ.

Обратите внимание: расчет среднесписочной численности обязателен для всех организаций, даже если в компании работает только генеральный директор. Индивидуальные предприниматели сдают ССЧ только при наличии наемных сотрудников.

Формула расчета среднесписочной численности за месяц

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за месяц, нужно суммировать списочную численность работников за каждый календарный день месяца (включая праздники и выходные) и разделить на количество календарных дней в этом месяце.

Формула расчета:

ССЧ за месяц = Сумма списочной численности за все дни месяца / Количество календарных дней месяца

Важные правила:

• Численность в выходные и праздничные дни равна численности за предшествующий рабочий день;
• Сотрудника, уволенного в пятницу, не учитывают в ССЧ с субботы;
• Результат округляется до двух знаков после запятой.

Пример расчета ССЧ за месяц

Рассмотрим пример расчета среднесписочной численности за март 2025 года (31 календарный день):

• С 1 по 15 марта: 20 человек;
• С 16 по 20 марта: принят 1 сотрудник (21 человек);
• С 21 по 31 марта: уволены 2 сотрудника (19 человек).

Расчет:

• С 1 по 15 марта: 20 чел. × 15 дней = 300 человеко-дней;
• С 16 по 20 марта: 21 чел. × 5 дней = 105 человеко-дней;
• С 21 по 31 марта: 19 чел. × 11 дней = 209 человеко-дней.

Итого: (300 + 105 + 209) / 31 = 614 / 31 = 19,81 чел.

Формула расчета ССЧ за год

Для расчета среднесписочной численности за год используется следующая формула (пункт 21.3 Указаний по приказу Росстата № 647):

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ... + ССЧ за декабрь) / 12

Пример расчета за год:

Годовая ССЧ: (18+19+20+21+22+23+24+24+25+26+27+28) / 12 = 277 / 12 = 23,08

Особенности расчета для вновь созданных организаций

Вновь созданные организации рассчитывают ССЧ иначе – суммируют среднесписочную численность за все отработанные месяцы и делят на 12 (пункт 21.1 Указаний по приказу № 647), а не на количество месяцев фактической работы.

Пример: Организация создана в сентябре 2025 года. ССЧ составляла: сентябрь – 60 чел., октябрь – 64 чел., ноябрь – 62 чел., декабрь – 59 чел.

Расчет годовой ССЧ: (60 + 64 + 62 + 59) / 12 = 245 / 12 = 20,42 чел.

Каких работников учитывать в ССЧ

В среднесписочной численности учитываются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая:

• Работающих на полной ставке;
• Работников на больничном;
• Сотрудников в командировке;
• Работников в отпуске (в том числе за свой счет);
• Сезонных и временных работников;
• Работников, вышедших на работу в выходной день (по графику).

Каких работников НЕ учитывают в ССЧ

• Внешних совместителей;
• Работников по договорам ГПХ;
• Собственников организации, не получающих зарплату;
• Женщин в декретном отпуске по беременности и родам;
• Работников в отпуске по уходу за ребенком (если они не работают неполный день или на дому);
• Сотрудников, отсутствующих по причине прогула.

Исключение: Работницы в декрете или «детском» отпуске, которые трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени (пункт 18 Указаний).

Учет работников с неполным рабочим временем

Порядок учета зависит от того, на каком основании установлен неполный рабочий день:

Формула расчета для неполного рабочего дня:

1. Рассчитайте общее количество отработанных человеко-дней: отработанные человеко-часы / продолжительность рабочего дня;
2. Определите среднюю численность: человеко-дни / число рабочих дней в месяце.

Продолжительность рабочего дня зависит от длительности рабочей недели:

Пример: В организации 4 сотрудника работают по 4 часа в день 23 рабочих дня. Каждый из них учитывается как 0,5 человека (4 / 8). Средняя численность = 0,5 × 23 × 4 / 23 = 2,0 чел.

Внутреннее совместительство

Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в ССЧ один раз – по основному месту работы. Это касается и случаев, когда сотрудник работает на нескольких должностях в одной организации.

Нормативные документы для расчета ССЧ в 2025-2026 годах

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться приказами Росстата:

• Приказ от 16.12.2024 № 647 (действует с 01.02.2025) – содержит подробные указания по заполнению формы П-4;
• Приказ от 31.07.2024 № 338 – общие принципы заполнения статистической отчетности.

Ранее применялись приказы № 678 от 22.12.2023 (до 31.01.2025) и № 872 от 30.11.2022 (до 31.12.2023).

Сроки сдачи отчетности по ССЧ

Штрафы за нарушение сроков:

• За просрочку сдачи в ИФНС и Социальный фонд – 5% от начислений за последние три месяца за каждый месяц просрочки (минимум 1 000 ₽, максимум 30%);
• При просрочке более 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетный счет;
• За непредставление формы П-4 – штраф от 20 000 до 70 000 ₽ для организаций, от 10 000 до 20 000 ₽ для ИП.