Рассчитать отпуск 2026

Что означает «рассчитать отпуск»

Когда говорят о расчёте отпуска, обычно имеют в виду одно из двух:

1. Расчёт дней отпуска – определить, сколько дней отпуска заработал сотрудник с учётом проработанного времени (отпускной стаж).
2. Расчёт отпускных – определить, какую сумму денег выплатить за период ежегодного оплачиваемого отпуска на основе среднего заработка.

Обе операции регулирует Трудовой кодекс РФ, но формулы и правила для каждой – свои. Рассмотрим обе подробно.

Как рассчитать количество дней отпуска

Формула отпускного стажа

Количество заработанных дней отпуска определяют по формуле:

Дни отпуска = (Дней в году за полный год ÷ 12) × Полных месяцев работы

Где:

• Дней в году за полный год – стандартно 28 календарных дней (по ТК РФ). Для некоторых категорий (инвалиды, молодёжь до 18 лет, работники Крайнего Севера, педагоги) – больше.
• Полных месяцев работы – считают календарные месяцы. Месяц считается полным, если сотрудник работал в нём не менее 15 дней.

Пример: сотрудник отработал 8 месяцев

Условия:

• Дата приёма: 15 января 2025 года
• Дата расчёта: 15 сентября 2025 года
• Стандартный отпуск: 28 дней в год
• Болезни и исключения: нет

Расчёт:

1. Полных месяцев: с 15 января по 15 сентября = 8 месяцев
2. Заработано дней: (28 ÷ 12) × 8 = 2,33 × 8 = 18,67 дня отпуска

Сотрудник может взять отпуск на 14 дней, остаток накопится к следующему периоду.

Что исключается из стажа

Из отпускного стажа исключают (время не входит в месяцы работы):

• Отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет
• Отпуск за счёт сотрудника сверх 14 дней в году
• Прогулы без уважительной причины
• Отстранение от работы по вине работника

Входят в стаж (время включают):

• Больничные листы – полностью
• Отпуск за свой счёт до 14 дней в год – полностью
• Дни вынужденного прогула при незаконном увольнении – полностью

Как рассчитать сумму отпускных

Определение отпускных

Отпускные – это заработок за дни ежегодного оплачиваемого отпуска, рассчитанный по среднему дневному заработку. Расчёт отличается от обычной зарплаты, потому что учитывает средний заработок за весь расчётный период, а не только за текущий месяц.

Основная формула отпускных

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Где средний дневной заработок рассчитывают так:

СДЗ = (Заработок за расчётный период) ÷ 12 ÷ 29,3

Или, если расчётный период неполный:

СДЗ = (Заработок за расчётный период) ÷ (Количество календарных дней в периоде, исключая нерабочие)

Как определить расчётный период

Стандартный случай – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Пример: если отпуск начинается 10 июля 2026 года, расчётный период – с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

Если стаж меньше года – берут время с даты приёма до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

При длительном больничном, декрете или другом периоде без работы – расчётный период может быть сдвинут. Уточняйте с бухгалтерией или кадровой службой.

Какие доходы входят в расчёт

В средний заработок включают только выплаты, связанные с оплатой труда:

• Оклад или тарифная ставка
• Регулярные премии, связанные с результатами и должностными обязанностями
• Доплаты за совмещение должностей, вредные условия, ночную работу
• Районные коэффициенты
• Оплата переработок и работы в выходные

Не включают:

• Больничные пособия
• Пособия по беременности и родам
• Командировочные расходы (суточные, проезд)
• Материальную помощь и подарки
• Пособия и компенсации, не связанные с оплатой труда

Какие дни исключают из расчётного периода

Из 12 месяцев исключают дни, когда сотрудник не работал и не получал полную зарплату:

• Дни болезни (временной нетрудоспособности)
• Отпуск по уходу за ребёнком
• Отпуск без сохранения зарплаты
• Периоды простоя (когда оплачиваются не в полном размере)

При исключении этих дней уменьшается как период в днях, так и соответствующая сумма заработка.

Практический пример расчёта отпускных

Условия

• Оклад сотрудника: 50 000 ₽ в месяц (без премий и доплат)
• Расчётный период: с 1 июня 2025 по 31 мая 2026 года (12 полных месяцев)
• Дней отпуска: 14 календарных дней
• Болезни, отпуска без зарплаты и исключения: отсутствуют
• НДФЛ: 13%

Пошаговый расчёт

Шаг 1. Заработок за расчётный период: 50 000 ₽ × 12 месяцев = 600 000 ₽

Шаг 2. Средний дневной заработок: 600 000 ₽ ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 701,37 ₽

Шаг 3. Отпускные (до налога): 1 701,37 ₽ × 14 дней = 23 819,18 ₽

Шаг 4. НДФЛ (13%): 23 819,18 ₽ × 0,13 = 3 096,49 ₽

Шаг 5. К выплате (после налога): 23 819,18 ₽ − 3 096,49 ₽ = 20 722,69 ₽

Отпускные выплачиваются не позднее 3 дней до начала отпуска.

Различия между расчётом дней и денег

Примеры расчёта отпускных при разных сценариях

Пример 2: Сотрудник с премией и болничным

Условия:

• Оклад: 40 000 ₽
• Ежемесячная премия: 5 000 ₽ (стабильно каждый месяц)
• Расчётный период: 12 месяцев полностью, но в марте было 10 дней болезни
• Дней отпуска: 10 календарных дней

Расчёт:

1. Заработок за 12 месяцев (без больничного месяца): 45 000 ₽ × 11 месяцев = 495 000 ₽
2. За март (исключаем 10 дней болезни): (40 000 + 5 000) ÷ 30 × 20 дней = 30 000 ₽
3. Итого заработок: 495 000 + 30 000 = 525 000 ₽
4. СДЗ: 525 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 490,78 ₽
5. Отпускные: 1 490,78 × 10 = 14 907,80 ₽ (до налога)

Пример 3: Новый сотрудник, проработал 3 месяца

Условия:

• Оклад: 35 000 ₽
• Дата приёма: 1 апреля 2026
• Дата отпуска: 1 июля 2026 (проработано 3 полных месяца: апрель, май, июнь)
• Дней отпуска: 7 дней

Расчёт:

1. Заработок за 3 месяца: 35 000 × 3 = 105 000 ₽
2. СДЗ: 105 000 ÷ 3 ÷ 29,3 = 1 193,52 ₽
3. Отпускные: 1 193,52 × 7 = 8 354,64 ₽ (до налога)

Когда нужно выплатить отпускные

Согласно статье 136 ТК РФ, отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если этого не произойдёт, сотрудник имеет право отказаться от отпуска.

При увольнении сотрудника денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска выплачивают вместе с заключительной расчёткой (в последний день работы).

Частые ошибки при расчёте

Ошибка 1: использование фактического количества дней в месяце вместо 29,3. Правильно: всегда делить на 29,3 – это установленный коэффициент.

Ошибка 2: включение в расчёт командировочных расходов и подарков. Правильно: включают только оплату труда (оклад, премии, надбавки).

Ошибка 3: неправильное исключение дней болезни. Правильно: дни болезни исключают из периода, но не уменьшают заработок за отработанные дни.

Ошибка 4: забыть про НДФЛ. Правильно: отпускные облагаются НДФЛ 13% (удерживается из суммы, которую получит сотрудник).

Данная статья носит справочный характер. Конкретный расчёт отпускных и дней отпуска зависит от условий труда, коллективного договора и актуального законодательства. Уточняйте детали у кадровой и бухгалтерской служб вашей компании.