Как рассчитать неиспользованный отпуск

Компенсацию за неиспользованный отпуск считают в двух ситуациях: при увольнении и — реже — без него. При увольнении работодатель закрывает весь накопленный отпускной долг за все годы работы (ст. 127 ТК РФ), без увольнения деньгами можно заменить только часть отпуска свыше 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Логика расчёта в обоих случаях одна: сначала считают дни, потом умножают их на средний дневной заработок.

Три величины, которые нужно найти

Расчёт сводится к последовательности:

1. Отпускной стаж — сколько полных месяцев работник трудился в счёт отпуска.
2. Заработанные дни отпуска — стаж, умноженный на норму отпуска за месяц.
3. Остаток — из заработанных дней вычитают фактически отгулянные.
4. Средний дневной заработок (СДЗ) — по правилам ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Итоговая формула:

Компенсация = (заработанные дни − использованные дни) × средний дневной заработок

Отдельно проверяют, не отгулял ли сотрудник отпуск авансом: тогда разница получается отрицательной и речь идёт не о выплате, а об удержании.

Шаг 1. Отпускной стаж

Считают не календарные годы, а рабочие: первый начинается с даты приёма и длится 12 месяцев, затем отсчитывается заново. Остаток последнего рабочего года переводят в полные месяцы по правилу п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169): излишки меньше половины месяца отбрасывают, половину и больше — округляют до полного месяца.

Пример: работник принят 15.01.2024, уволен 20.07.2026. Первые два рабочих года закрыты полностью (24 месяца). В третьем году (с 15.01.2026) отработано 6 месяцев и 6 дней — дни отбрасываются, остаётся 6 месяцев. Итого стаж — 30 месяцев.

Что входит в стаж, а что нет

Основание — ст. 121 ТК РФ.

Важно: лимит в 14 дней касается каждого рабочего года отдельно, а не всего периода работы. Административные отпуска сверх лимита стаж не увеличивают.

Шаг 2. Сколько дней отпуска заработано

Базовая норма — 28 календарных дней за рабочий год, то есть примерно 2,33 дня за месяц (28 / 12 = 2,3333…). Для отдельных категорий норма выше: у инвалидов, несовершеннолетних, педагогов, медиков, работников Крайнего Севера и вредных производств она устанавливается ТК РФ и отраслевыми актами.

Чтобы избежать накопления погрешности, стаж умножают сразу на 28/12, а не на округлённые 2,33:

Заработанные дни = полные месяцы стажа × (28 / 12)

В нашем примере: 30 × 28/12 = 70 дней. Использовано 42 дня (28 в 2025 году и 14 в 2026-м). Остаток — 28 дней.

Шаг 3. Средний дневной заработок

Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник отработал меньше года, берут месяцы с даты приёма. При увольнении 20.07.2026 расчётный период — июль 2025 — июнь 2026.

СДЗ = выплаты за расчётный период / (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах)

29,3 — среднемесячное число календарных дней, закреплённое в ст. 139 ТК РФ. Для неполного месяца дни считают так:

29,3 / календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время

Например, если в 31-дневном месяце работник болел 10 дней и отработал 21, зачтётся 29,3 / 31 × 21 = 19,85 дня.

Что попадает в выплаты:

• оклад, тарифные ставки, сдельный заработок;
• надбавки и доплаты, включая районный коэффициент;
• производственные премии и вознаграждения.

Что не учитывают: отпускные, больничные, оплату простоя, материальную помощь, оплату обучения и питания, разовые социальные выплаты. Премии учитывают по особым правилам: не больше одной месячной премии за каждый показатель, годовая премия — в размере 1/12 за каждый месяц расчётного периода.

Если в расчётном периоде не было ни отработанных дней, ни выплат, берут предыдущие 12 месяцев. При повышении окладов по организации средний заработок индексируют (п. 16 Постановления № 922).

Шаг 4. Пример расчёта

Работник принят 15.01.2024, уволен 20.07.2026 по собственному желанию. Оклад — 60 000 ₽ ежемесячно, других выплат не было, все 12 месяцев расчётного периода отработаны полностью.

• Стаж: 30 полных месяцев.
• Заработанные дни: 30 × 28/12 = 70.
• Использованные дни: 42.
• Остаток: 70 − 42 = 28 дней.
• Выплаты за расчётный период: 60 000 × 12 = 720 000 ₽.
• СДЗ: 720 000 / (29,3 × 12) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽.
• Компенсация: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 ₽ до вычета НДФЛ.

Особые случаи

11 месяцев и больше. Пункт 28 Правил № 169 и ст. 127 ТК РФ дают право на полную компенсацию за рабочий год тем, кто проработал не менее 11 месяцев. Минтруд, Роструд и суды распространяют это правило на каждый рабочий год, а не только на первый, но на практике проверяющие иногда требуют считать пропорционально. Безопасный выход — закрепить порядок в локальном акте.

5,5–11 месяцев. Полная компенсация за рабочий год положена при увольнении по сокращению или ликвидации, призыве на военную службу, при неподходящей работе по медицинским показаниям и в ряде других случаев.

Меньше месяца. Компенсация за 2,33 дня возникает уже при стаже от половины месяца.

Срочный договор до 2 месяцев и сезонные работы. Отпуск считают в рабочих днях: 2 дня за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). Средний заработок тогда делят на рабочие дни по календарю шестидневной недели.

Отпуск авансом. Если использованных дней больше заработанных, разницу работодатель может удержать при расчёте — не более 20% от причитающейся суммы и только в случаях, разрешённых ст. 137 ТК РФ.

Налоги, взносы и сроки

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами — это обычный доход работника, а не компенсационная выплата по ст. 422 НК РФ. НДФЛ удерживают в момент выплаты, взносы начисляют в том же месяце.

Выплатить всё — зарплату, компенсацию и другие суммы — нужно в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, расчёт производят не позднее следующего дня после того, как он потребует выплату (ст. 140 ТК РФ). За задержку начисляют проценты по ст. 236 ТК РФ.