Рассчитать количество дней отпуска

Расчёт строится на трёх величинах: продолжительность отпуска в год (по умолчанию 28 дней), число полных месяцев отпускного стажа и количество уже использованных дней. Формула – (месяцы стажа ÷ 12) × дни отпуска в год − использованные дни. Остаток – это то, на что сотрудник может претендовать прямо сейчас.

Калькулятор выше учитывает дату приёма, дату расчёта, исключаемые периоды (отпуск за свой счёт сверх 14 дней, прогулы, отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет), а также льготные категории – для них продолжительность отпуска в год берётся выше стандартных 28 дней.

Что говорит закон о расчёте отпуска

Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников она устанавливается выше: инвалиды, несовершеннолетние, работники Крайнего Севера и приравненных местностей, педагоги, медработники, сотрудники с вредными или опасными условиями труда. Конкретные значения для льготных категорий уточняйте в действующей редакции Трудового кодекса и подзаконных актах.

Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). До этого срока отпуск может быть предоставлен по соглашению сторон, а отдельным категориям – авансом (несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности и родам и др.). Запрещено не предоставлять отпуск два года подряд (ст. 124 ТК РФ).

Сам отпускной стаж считается по правилам статьи 121 ТК РФ, а в части, не противоречащей кодексу, – по Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утверждённым НКТ СССР 30.04.1930 № 169, которые до сих пор применяются на практике.

Формула расчёта дней отпуска

Базовая формула выглядит так:

Заработано = (Полные месяцы стажа ÷ 12) × Дни отпуска в год

Остаток = Заработано − Использовано

Полным считается месяц, в котором отработано 15 и более календарных дней. Если в месяце отработано 14 дней и меньше, он в стаж не входит. Это правило работает как при расчёте стажа в целом, так и при определении последнего месяца работы.

Для перевода отработанных дней в полные месяцы используется коэффициент 30,44 (365 дней ÷ 12 месяцев). Именно он применяется при расчёте остатка отпуска – это не средний заработок и не 29,3 (тот используется для суммы отпускных).

Когда сотрудник увольняется, заработная плата за последний месяц входит в стаж по общему правилу. Полная компенсация за неиспользованный отпуск положена при стаже не менее 11 месяцев, а также при стаже от 5,5 до 11 месяцев – при увольнении по сокращению штата, ликвидации организации, призыве на военную службу и в ряде других случаев, перечисленных в п. 28 Правил № 169.

Что входит в отпускной стаж

По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, входят:

• фактически отработанное время;
• ежегодные оплачиваемые отпуска – основной и дополнительные;
• период временной нетрудоспособности (больничный);
• отпуск за свой счёт – но не более 14 календарных дней в рабочем году;
• выходные и нерабочие праздничные дни;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении и восстановлении на работе;
• период отстранения от работы, если в этом нет вины сотрудника (например, непрошедший по вине работодателя обязательный медосмотр).

Список закрытый. Если период в нём не упомянут – по умолчанию в стаж он не идёт.

Какие периоды исключаются из стажа

Не включаются в отпускной стаж:

• отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет;
• отпуск за свой счёт сверх 14 дней в рабочем году;
• прогулы без уважительной причины;
• отстранение от работы по вине сотрудника: появление в состоянии опьянения, непрохождение медосмотра по своей вине, непрохождение проверки знаний по охране труда;
• период невозможности выполнять работу по медицинскому заключению.

Тонкий момент с «без содержания»: в пределах 14 дней за рабочий год такой отпуск входит в стаж полностью, а всё, что свыше, – исключается. Например, если сотрудник за год брал 30 дней без сохранения зарплаты, в стаж пойдёт 14 дней, а 16 – нет. Поэтому при расчёте за длительный период важно смотреть каждый рабочий год отдельно.

Примеры расчёта

Пример 1. Стандартная ситуация, год без исключений.

Условия: дата приёма – 01.03.2025, дата расчёта – 01.03.2026, ежегодный отпуск – 28 дней, использовано – 0.

Расчёт:

1. Отработано 12 полных месяцев.
2. Заработано: (12 ÷ 12) × 28 = 28 дней.
3. Остаток: 28 − 0 = 28 дней.

Пример 2. Неполный рабочий год.

Условия: дата приёма – 10.06.2025, дата расчёта – 28.02.2026, ежегодный отпуск – 28 дней, использовано – 0.

Расчёт:

1. С 10.06.2025 по 28.02.2026 – 8 полных месяцев стажа (в июне отработано 21 день, это больше 15).
2. Заработано: (8 ÷ 12) × 28 ≈ 18,7 дня.
3. Остаток: 18,7 − 0 ≈ 18,7 дня, с округлением в пользу работника – 19 дней.

Пример 3. С исключаемыми периодами.

Условия: дата приёма – 01.01.2025, дата расчёта – 01.01.2026, ежегодный отпуск – 28 дней, использовано – 14. За год сотрудник 30 дней брал отпуск за свой счёт – превышение над лимитом 16 дней.

Расчёт:

1. Период работы – 365 календарных дней.
2. Исключаемые дни – 16 (из 30 дней без сохранения зарплаты).
3. Эффективных дней: 365 − 16 = 349.
4. Полных месяцев: 349 ÷ 30,44 ≈ 11,47 → 11 полных месяцев.
5. Заработано: (11 ÷ 12) × 28 ≈ 25,7 дня.
6. Остаток: 25,7 − 14 = 11,7 дня, с округлением – 12 дней.

Пример 4. С авансовым отпуском.

Условия: дата приёма – 01.09.2025, дата расчёта – 01.03.2026, отпуск – 28 дней, использовано – 14, из них 14 – авансом (сотрудник отгулял отпуск, не отработав 6 месяцев).

Расчёт:

1. Отработано 6 полных месяцев.
2. Заработано: (6 ÷ 12) × 28 = 14 дней.
3. Остаток: 14 − 14 = 0 дней, при этом 14 дней числятся как авансовые. При увольнении до того, как сотрудник «отработает» этот аванс, работодатель вправе удержать переплату из зарплаты.

Частые ошибки и нюансы

Путаница между «отработал год» и «получил право на полный отпуск». Право на полные 28 дней появляется не через 12 календарных месяцев с даты приёма автоматически, а после 11 полных месяцев стажа. Календарный рабочий год у каждого сотрудника свой: у принятого 1 марта он заканчивается 28 февраля следующего года. Сдвигать его могут больничные, отпуска без содержания, прогулы и восстановления после незаконного увольнения.

Считать отпуск «по рабочим дням». Это ошибка. Отпуск исчисляется в календарных днях (ст. 115 ТК РФ). Рабочих дней в формуле нет. Праздничные дни при этом исключаются и продлевают отпуск.

Игнорировать правило 14 дней по «без содержания». Часто смотрят только на общий стаж с даты приёма. В реальности нужно отдельно посчитать дни без сохранения зарплаты в каждом рабочем году – и вычесть то, что превышает 14.

Округлять в меньшую сторону. Это недопустимо. Если расчёт дал 25,4 дня – округлять нужно до 26. Округление в пользу работника – устойчивая позиция Роструда и судов.

Забыть про «вредников» и льготников. Для педагогов, медработников, инвалидов и «северян» минимальная продолжительность выше 28 дней. Перед расчётом уточните, распространяются ли на сотрудника дополнительные отпуска, – иначе остаток будет занижен.

Коротко о главном

1. Базовая формула: (полные месяцы стажа ÷ 12) × дни отпуска в год − использованные дни.
2. Полный месяц – 15 и более отработанных календарных дней; 14 и меньше – месяц в расчёт не идёт.
3. В стаж входят фактическая работа, отпуска, больничные и до 14 дней отпуска за свой счёт в год.
4. Не входят прогулы, отстранение по вине сотрудника, отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет и отпуск за свой счёт сверх 14 дней в рабочем году.
5. Отпуск считается в календарных днях, праздники из него исключаются и продлевают его.
6. Остаток округляется в пользу работника.