Как рассчитать среднесписочную численность

10 июня 2026 г.

Среднесписочная численность (ССЧ) – это среднее количество работников организации за определённый период: месяц, квартал или год. Показатель нужен для сдачи отчётности в ФНС, Росстат и Социальный фонд, а также для определения права на льготные налоговые режимы и упрощённые формы отчётности.

Как считается среднесписочная численность: базовая формула

Калькулятор среднесписочной численности (ССЧ)

Инструмент поможет рассчитать ССЧ за месяц по дням, а также за квартал или год по месячным показателям с учётом всех правил округления и исключений.

Период расчета Выберите период, для которого необходимо определить среднесписочную численность.

Данные за месяц

Месяц

Год

Быстрое заполнение дней

Задайте базовое количество сотрудников для автозаполнения всего месяца, а затем скорректируйте нужные дни вручную.

Списочная численность по дням

Укажите количество сотрудников на каждый день. Выходные и праздники автоматически заполняются по предыдущему рабочему дню, но доступны для корректировки.

Число	День недели	Сотрудников полная ставка	Неполная ставка (чел-часы за день)

Кого НЕ включать в таблицу по дням?

Внешних совместителей.
Исполнителей по договорам ГПХ.
Женщин в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком (исключение: работающие на полставки).
Учеников и студентов на практике без трудового договора.

Результаты расчета

Обратите внимание: Округление ССЧ производится по правилам математики до целого числа. Полученный показатель используется при заполнении отчетности РСВ, ЕФС-1 и статистической формы П-4.

Основа расчёта – ежедневный учёт списочной численности. Формула для месяца:

ССЧ за месяц = Сумма списочной численности за каждый день / Календарные дни месяца

При этом выходные и праздничные дни учитываются по численности предшествующего рабочего дня. Если два или более выходных подряд – каждый день берётся равным последнему рабочему дню.

Для расчёта за год применяется другая формула:

ССЧ за год = Сумма ССЧ за все месяцы / 12

Организации, работавшие неполный год, делят сумму на количество месяцев фактической деятельности.

Кого включать в расчёт

В списочную численность входят все работники, с которыми заключён трудовой договор:

постоянные сотрудники на полной ставке;
временные и сезонные работники;
внутренние совместители – считаются как одна единица по основному месту;
сотрудники на испытательном сроке;
работники в командировке, отпуске, на больничном;
удалённые сотрудники;
работники, отсутствующие по другим уважительным причинам.

Внутренний совместитель учитывается один раз – как один человек, независимо от количества занимаемых должностей.

Кого не нужно учитывать

Исключаются категории, не входящие в списочный состав:

Категория	Почему не учитывается
Внешние совместители	Основное место работы – другая организация
Работники по ГПХ	Гражданско-правовой договор, не трудовой
Женщины в отпуске по БИР	Декретный отпуск
Женщины в отпуске по уходу за ребёнком	До 1,5 или 3 лет
Учредители без зарплаты	Нет трудового договора
Военнослужащие	Особый статус
Студенты на практике без трудового договора	Не работники

Если сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком работает неполный день на условиях ст. 256 ТК РФ, его нужно включить в расчёт.

Как рассчитать работников с неполным рабочим днём

Сотрудники на неполной ставке по инициативе работодателя учитываются как целые единицы. Если неполный день – по желанию работника или условиям трудового договора, расчёт ведётся пропорционально отработанному времени.

Формула для неполной занятости:

Рассчитывается общее количество отработанных человеко-часов за месяц.
Делится на нормальную продолжительность рабочего дня (обычно 8 часов).
Полученное число человеко-дней делится на календарные дни месяца.

Пример: работник на 0,5 ставки отработал 22 дня по 4 часа. При 8-часовом дне: (22 × 4) / 8 = 11 человеко-дней. ССЧ = 11 / 30 = 0,37 (округляется до 0).

Если несколько работников на неполной ставке, их показатели суммируются.

Пошаговый расчёт ССЧ за месяц

Разберём на примере организации с численностью на начало месяца 15 человек.

Исходные данные за март 2026 года:

1–7 марта: 15 человек
8 марта – выходной
9 марта: принят новый сотрудник – 16 человек
15 марта: один уволился – 15 человек
23 марта: приняты два сотрудника – 17 человек
29 марта: один на больничном – 17 человек (больничный не исключает из расчёта)

Расчёт по периодам:

1–7 марта: 15 × 7 = 105 8 марта: берём численность 7 марта = 15 9–14 марта: 16 × 6 = 96 15–22 марта: 15 × 8 = 120 23–31 марта: 17 × 9 = 153

Сумма: 105 + 15 + 96 + 120 + 153 = 489

ССЧ за март: 489 / 31 = 15,77 → округляем до 16 человек.

Как посчитать ССЧ за квартал и год

Для квартала суммируются месячные показатели и делятся на 3. Для года – на 12.

Пример для года:

Месяц	ССЧ
Январь	15
Февраль	15
Март	16
Апрель	16
Май	17
Июнь	17
Июль	18
Август	18
Сентябрь	17
Октябрь	16
Ноябрь	16
Декабрь	16

Сумма: 15 + 15 + 16 + 16 + 17 + 17 + 18 + 18 + 17 + 16 + 16 + 16 = 197

Годовая ССЧ: 197 / 12 = 16,42 → округляем до 16 человек.

Для чего нужен показатель ССЧ

Показатель используется в нескольких контекстах:

Налоговая отчётность. ССЧ указывается на титульном листе расчёта по страховым взносам. При численности свыше 100 человек отчётность сдаётся только в электронном виде.

Статистическая отчётность. Форма П-4 требует указывать среднесписочную численность за месяц или квартал.

Критерии малого бизнеса. Предприятие относится к малому бизнесу при численности до 100 человек, к среднему – до 250.

Налоговые льготы. Некоторые специальные налоговые режимы и льготы доступны только при определённой численности.

Проверяйте актуальные требования к отчётности и сроки сдачи на сайтах ФНС и Росстата.

Куда сдавать ССЧ

С 2021 года отдельный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» отменён. Показатель отражается:

в расчёте по страховым взносам (РСВ) – для ФНС;
в форме ЕФС-1 – для Социального фонда;
в форме П-4 – для Росстата (ежемесячно или ежеквартально).

Сроки сдачи зависят от формы. РСВ сдаётся до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Форма П-4 – до 15-го числа следующего месяца.

Часто задаваемые вопросы

В чём разница между списочной и среднесписочной численностью?

Списочная численность – это количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная – средний показатель за период (месяц, квартал, год), который рассчитывается делением суммы списочной численности за каждый день на число календарных дней в периоде.

Нужно ли сдавать отдельный отчёт о среднесписочной численности?

С 2021 года отдельный отчёт отменён. Показатель ССЧ указывается в расчёте по страховым взносам (РСВ) на титульном листе. Дополнительно данные отражаются в форме П-4 для Росстата и отчёте ЕФС-1 для Социального фонда.

Как считать ССЧ для вновь созданной организации?

За первый месяц работы суммируют численность за каждый день и делят на календарные дни месяца. За неполный год суммируют месячные показатели и делят на количество отработанных месяцев.

Кого не включают в среднесписочную численность?

Внешних совместителей, исполнителей по договорам ГПХ, женщин в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, учредителей без зарплаты, военнослужащих, работников в учебном отпуске без сохранения зарплаты.

Как округлять результат расчёта ССЧ?

По общим математическим правилам. Дробное число до 0,5 округляется вниз, от 0,5 и выше – вверх. Например, 4,3 округляется до 4, а 4,7 – до 5.

За какой период нужно рассчитывать ССЧ для отчётности?

Для РСВ – годовая среднесписочная численность. Для формы П-4 – месячная или квартальная. Для проверки критериев малого бизнеса и сдачи электронной отчётности – годовой показатель.