Среднесписочная численность работников как рассчитать

Что такое среднесписочная численность и зачем её считать

Представьте: у вас в штате 15 человек. Один уволился 10-го числа, двое пришли 20-го. Сколько сотрудников «в среднем» работало у вас в этом месяце? Именно этот вопрос решает среднесписочная численность работников – показатель, который определяет ваш налоговый режим, право на льготы и статус малого бизнеса.

Ошибка в расчёте на 1-2 человека может стоить права работать на УСН или потерять льготные тарифы по страховым взносам. В 2026 году расчёт ведётся по новым правилам Росстата, утверждённым приказом от 16.12.2024 № 647.

Средняя и среднесписочная численность: в чём разница

Два показателя, которые часто путают даже бухгалтеры со стажем:

Списочная численность – база для обоих расчётов. В неё входят все, кто работает по трудовому договору: бессрочному, срочному, сезонному. Даже если сотрудник отсутствовал один день – он учитывается.

Временно отсутствующие (больничный, отпуск, командировка) не исключаются из подсчёта.

Кого включать в расчёт среднесписочной численности

В ССЧ попадают только работники с трудовым договором. Полный список:

Включаются:

• Сотрудники по бессрочному трудовому договору
• Работники по срочному договору (даже на 1 день)
• Сезонные и временные работники
• Собственники, получающие зарплату за трудовые функции
• Сотрудники в отпуске, на больничном, в командировке
• Работники на испытательном сроке

Не включаются:

• Внешние совместители (основное место работы в другой организации)
• Работники по договорам ГПХ (гражданско-правового характера)
• Женщины в отпуске по беременности и родам
• Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет
• Студенты на практике без трудового договора
• Направленные на работу из других организаций с сохранением зарплаты там

Формула расчёта среднесписочной численности за месяц

Базовый алгоритм закреплён в указаниях Росстата (приказ № 647):

ССЧ за месяц = Сумма списочной численности за каждый день месяца ÷ Количество календарных дней в месяце

Пошаговая инструкция:

1. Зафиксируйте численность за каждый день – включая выходные и праздники. В нерабочие дни берётся значение последнего рабочего дня.
2. Сложите все ежедневные значения – получите сумму человеко-дней.
3. Разделите на число календарных дней – 28, 29, 30 или 31 в зависимости от месяца.

Пример расчёта за февраль 2026:

Расчёт: (35 × 9) + (33 × 7) + (34 × 12) = 315 + 231 + 408 = 954 человеко-дней

ССЧ = 954 ÷ 28 = 34,07 человека

Как считать работников на неполном рабочем дне

Сотрудники с неполной занятостью учитываются пропорционально отработанному времени. Это правило критично для точности расчёта.

Формула для неполной ставки:

ССЧ неполный день = Отработанные часы за период ÷ Норма рабочего времени за период

Пример: Сотрудник работает 4 часа в день при 8-часовой норме. За 20 рабочих дней он отработал 80 часов при норме 160 часов.

В ССЧ он учитывается как: 80 ÷ 160 = 0,5 единицы

Если таких сотрудников несколько – их значения суммируются. Один человек не может учитываться больше чем 1 единица, даже если работает на нескольких должностях внутри организации.

Расчёт среднесписочной численности за год

Годовой показатель нужен для определения статуса малого и среднего предпринимательства, права на спецрежимы и льготные тарифы.

Формула за год (п. 21.3 приказа № 647):

ССЧ год = (ССЧ янв + ССЧ фев + … + ССЧ дек) ÷ 12

Важная особенность для новых организаций:

Если компания зарегистрирована не с 1 января, делитель меняется:

ССЧ год (новая орг.) = Сумма ССЧ за месяцы работы ÷ Количество месяцев с даты регистрации

Пример: Организация зарегистрирована 15 марта 2026 года.

• Март-декабрь = 10 месяцев работы
• Сумма ССЧ за 10 месяцев = 285 человек
• ССЧ за год = 285 ÷ 10 = 28,5 человека

Делить на 12 нельзя – это распространённая ошибка.

Где указывается среднесписочная численность в отчётности

С 2020 года отдельная форма «Сведения о среднесписочной численности» отменена. Показатель включается в действующие отчёты:

Влияние на способ сдачи отчётности:

• ССЧ до 100 человек – допустима бумажная форма
• ССЧ более 100 человек – только электронный формат (ст. 80 НК РФ)

Нарушение формата сдачи грозит штрафом 200 рублей за каждый отчёт.

Почему точный расчёт ССЧ важен для бизнеса

Государство использует этот показатель как главный измеритель размера компании:

Налоговые последствия:

• Право на УСН теряется при ССЧ более 130 человек (2026 год)
• Льготные тарифы взносов для МСП действуют при ССЧ до 250 человек
• Патентная система доступна при ССЧ до 15 человек

Статусные последствия:

• Критерий малого бизнеса: ССЧ до 100 человек
• Критерий среднего бизнеса: ССЧ от 101 до 250 человек
• Участие в госзакупках как МСП требует подтверждения численности

Квоты и обязательства:

• Квота на приём инвалидов рассчитывается от ССЧ (2-4% в зависимости от региона)
• Обязанность сдавать статистику в Росстат зависит от показателя

Данная статья носит информационный характер. Для применения в конкретной ситуации проконсультируйтесь с бухгалтером или проверьте актуальные нормативы на сайте ФНС.

Что грозит за ошибку или непредставление сведений

Штрафные санкции:

• Несвоевременная подача сведений – 200 рублей (ст. 126 НК РФ)
• Грубое нарушение правил учёта – до 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ)
• Потеря права на спецрежим – доначисление налогов по ОСНО с начала года

Риски при занижении ССЧ:

• Внеплановая проверка ФНС при расхождении данных в отчётах
• Отказ в применении льготных тарифов по взносам
• Исключение из реестра МСП с потерей преференций

Риски при завышении ССЧ:

• Обязанность перехода на электронный документооборот раньше срока
• Потеря права на патент или УСН при превышении лимитов
• Дополнительные обязательства по квотированию рабочих мест

Проверяйте данные в РСВ и ЕФС-1 перед сдачей – расхождения между отчётами автоматически попадают в систему контроля ФНС.