Обновлено: 2 декабря 2025 г.

Среднесписочная численность работников

Узнайте, как правильно рассчитать среднюю численность сотрудников за месяц, квартал или год. Готовые формулы и примеры расчета для отчетности.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников – это показатель, который отражает среднее количество сотрудников организации за определенный период. Этот показатель необходим для предоставления отчетности в налоговую инспекцию, Росстат, а также для определения возможности применения специальных налоговых режимов и получения льгот.

Расчет среднесписочной численности ведется по специальным правилам, установленным Росстатом. Знание методики расчета важно для любого руководителя и бухгалтера, так как неправильное определение этого показателя может привести к штрафам и потере налоговых преференций.

Для чего нужен расчет среднесписочной численности

Организации используют показатель среднесписочной численности для:

• Подачи ежегодного отчета в налоговую инспекцию
• Определения права применения упрощенной системы налогообложения
• Получения статуса малого или среднего предприятия
• Выбора способа сдачи налоговой отчетности (электронно или на бумаге)
• Расчета различных статистических показателей
• Предоставления отчетности в Росстат

Кто включается в среднесписочную численность

Включаются в расчет:

• Работники, принятые по трудовому договору на постоянную работу
• Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени
• Работники в отпусках (ежегодных, учебных, без содержания до 14 дней)
• Сотрудники на больничном
• Работники в командировках
• Надомники и дистанционные работники
• Работники, находящиеся под следствием до вынесения приговора

Не включаются в расчет:

• Внешние совместители
• Работники по договорам гражданско-правового характера
• Женщины в декретном отпуске (по беременности и родам)
• Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком
• Студенты, находящиеся в дополнительном неоплачиваемом отпуске
• Работники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты для поступления в учебное заведение

Как рассчитать среднесписочную численность

Расчет за месяц

Среднесписочная численность за месяц рассчитывается по формуле:

ССЧ месяца = Сумма списочной численности за все дни месяца / Количество календарных дней в месяце

Важно учитывать:

• Списочная численность считается за каждый календарный день, включая выходные и праздники
• В выходные и праздники берется численность предшествующего рабочего дня
• Сотрудники, работающие неполное время, учитываются пропорционально отработанному времени
• Итоговое значение округляется до целого числа

Расчет за квартал

Среднесписочная численность за квартал определяется как среднее арифметическое показателей за три месяца:

ССЧ квартала = (ССЧ 1 месяца + ССЧ 2 месяца + ССЧ 3 месяца) / 3

Расчет за год

Среднесписочная численность за год рассчитывается аналогично:

ССЧ года = (ССЧ января + ССЧ февраля + … + ССЧ декабря) / 12

Расчет при неполном годе

Если организация работала неполный год (например, создана в середине года), используется формула:

ССЧ = Сумма среднесписочной численности за фактические месяцы работы / 12

При этом в числителе учитываются только месяцы, в которых организация работала, а в знаменателе всегда стоит 12.

Примеры расчета среднесписочной численности

Пример 1: Расчет за месяц с постоянной численностью

ООО «Альфа» в январе 2024 года (31 день) имело постоянный штат 15 человек, работающих на полную ставку.

Расчет:

• Сумма численности за все дни = 15 × 31 = 465
• ССЧ января = 465 / 31 = 15 человек

Пример 2: Расчет при изменении численности

ООО «Бета» в феврале 2024 года (29 дней):

• С 1 по 10 февраля работало 20 человек
• 11 февраля принято 2 сотрудника
• С 11 по 29 февраля работало 22 человека

Расчет:

• Сумма за 1-10 февраля = 20 × 10 = 200
• Сумма за 11-29 февраля = 22 × 19 = 418
• Общая сумма = 200 + 418 = 618
• ССЧ февраля = 618 / 29 = 21,31 ≈ 21 человек

Пример 3: Учет работников на неполную ставку

ООО «Гамма» в марте (31 день) имеет:

• 10 работников на полной ставке
• 4 работника на 0,5 ставки (4 часа в день при 8-часовом рабочем дне)

Расчет работников на неполной ставке:

• Количество отработанных человеко-дней за месяц = (4 × 4 часа × 21 рабочий день) / 8 часов = 42 человеко-дня
• Среднесписочная численность работников на неполной ставке = 42 / 21 = 2 человека

Общая ССЧ марта:

• 10 + 2 = 12 человек

Пример 4: Расчет за год

Среднесписочная численность по месяцам 2024 года:

• Январь: 18 человек
• Февраль: 18 человек
• Март: 20 человек
• Апрель: 20 человек
• Май: 22 человека
• Июнь: 22 человека
• Июль: 24 человека
• Август: 24 человека
• Сентябрь: 23 человека
• Октябрь: 23 человека
• Ноябрь: 25 человек
• Декабрь: 25 человек

ССЧ за год = (18 + 18 + 20 + 20 + 22 + 22 + 24 + 24 + 23 + 23 + 25 + 25) / 12 = 264 / 12 = 22 человека

Как пользоваться калькулятором среднесписочной численности

Наш онлайн-калькулятор позволяет быстро и точно рассчитать среднесписочную численность работников:

1. Выберите период расчета – месяц, квартал или год
2. Введите данные:
   • Для расчета за месяц: укажите списочную численность за каждый день или общую сумму человеко-дней
   • Для расчета за квартал: введите среднесписочную численность за каждый из трех месяцев
   • Для расчета за год: укажите показатели по всем 12 месяцам
3. Нажмите кнопку «Рассчитать»
4. Получите результат – калькулятор автоматически произведет расчет и округлит значение до целого числа

Калькулятор учитывает все правила и особенности расчета, установленные Росстатом, что гарантирует правильность результата для отчетности.

Особенности расчета для разных категорий работников

Работники на неполном рабочем дне

Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени по инициативе работодателя, учитываются как целые единицы. Если неполное время установлено по инициативе работника, то учет ведется пропорционально отработанному времени.

Формула: Среднесписочная численность = (Общее количество отработанных человеко-часов за месяц) / (Продолжительность рабочего дня × Количество рабочих дней в месяце)

Внутренние совместители

Работники, занимающие в одной организации несколько должностей, учитываются один раз по основному месту работы как целая единица.

Работники в декретных отпусках

Женщины в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком полностью исключаются из расчета среднесписочной численности на весь период отпуска.

Отчетность по среднесписочной численности

Сроки сдачи отчета

Организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками обязаны ежегодно представлять в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности:

• Действующие организации – не позднее 20 января текущего года за предыдущий год
• Вновь созданные организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания
• Реорганизованные организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации

Форма отчета

Сведения подаются по форме КНД 1110018, утвержденной приказом ФНС. Отчет можно подать:

• На бумажном носителе (если численность до 100 человек)
• В электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика

Ответственность за непредставление

За непредставление сведений о среднесписочной численности или представление недостоверных данных предусмотрен штраф 200 рублей по статье 126 НК РФ.

Частые ошибки при расчете

Неправильный учет работников на больничном

Ошибка: исключение из расчета сотрудников, находящихся на больничном. Правильно: работники на больничном включаются в среднесписочную численность.

Включение внешних совместителей

Ошибка: учет внешних совместителей в среднесписочной численности. Правильно: внешние совместители не включаются в расчет, учитываются только в средней численности работников.

Неправильное округление

Ошибка: округление промежуточных значений при расчете за квартал или год. Правильно: округление производится только на последнем этапе расчета по правилам математического округления.

Неучет календарных дней

Ошибка: деление только на количество рабочих дней в месяце. Правильно: делить нужно на количество календарных дней, включая выходные и праздники.

Неправильный учет при создании организации

Ошибка: деление суммы за фактические месяцы на количество этих месяцев. Правильно: всегда делить на 12, даже если организация работала меньше года.

Полезные советы

1. Ведите ежедневный учет – заполняйте табель учета рабочего времени, это облегчит расчет среднесписочной численности

2. Используйте автоматизацию – современные программы учета (1С, онлайн-калькуляторы) помогут избежать ошибок

3. Сверяйте данные – перед подачей отчета сверьте расчеты с данными кадрового учета

4. Храните документы – сохраняйте табели и расчеты на случай проверки

5. Следите за изменениями – периодически проверяйте актуальность методики расчета на сайте Росстата

6. Планируйте заранее – если среднесписочная численность приближается к критическим значениям (15, 100 человек), планируйте последствия для налогообложения

Связь среднесписочной численности с налогообложением

Показатель среднесписочной численности влияет на:

Применение УСН: для перехода и применения упрощенной системы налогообложения среднесписочная численность не должна превышать 130 человек (с повышенными ставками – до 130 человек).

Форму отчетности: организации со среднесписочной численностью более 100 человек обязаны сдавать налоговую отчетность в электронном виде.

Статус субъекта МСП: для отнесения к малым предприятиям среднесписочная численность должна быть до 100 человек, для микропредприятий – до 15 человек.

Страховые взносы: при численности более 10 человек отчетность по страховым взносам подается только в электронном виде.