Как рассчитать среднесписочную численность работников

Узнайте, как правильно рассчитать среднюю численность сотрудников за месяц, квартал или год. Готовые формулы и примеры расчета для отчетности.

Обновлено:

Содержание статьи
Расчет среднесписочной численности работников
Заполните данные по месяцам и численности работников. Калькулятор рассчитает среднесписочную и среднегодовую численность.
Период расчета Укажите отчетный год, например 2025. Выберите, за какой период нужен расчет. Для квартала и года будут использованы первые месяцы соответствующих периодов.
Месячные данные по численности Среднесписочная численность за январь. Можно взять из табеля или прошлого расчета. Учитывайте только работников по трудовым договорам без внешних совместителей. Сотрудники в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком не включаются. Работников неполного дня учитывайте пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в расчете нет исполнителей по ГПХ. При резких изменениях численности полезно хранить помесячную расшифровку. Данные можно брать из учетной системы или Excel-таблицы. При необходимости скорректируйте показатели после инвентаризации кадров. Следите, чтобы значения не были отрицательными. Если месяц еще не закончился, используйте прогнозное значение. Перед сдачей отчетности замените прогноз на фактические данные. Завершите год фактическими показателями по сотрудникам.
Настройки округления Для отчетности ФНС и Росстата обычно требуется целое число.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников — это показатель, который отражает среднее количество сотрудников организации за определенный период. Этот показатель необходим для предоставления отчетности в налоговую инспекцию, Росстат, а также для определения возможности применения специальных налоговых режимов и получения льгот.

Расчет среднесписочной численности ведется по специальным правилам, установленным Росстатом. Знание методики расчета важно для любого руководителя и бухгалтера, так как неправильное определение этого показателя может привести к штрафам и потере налоговых преференций.

Для чего нужен расчет среднесписочной численности

Организации используют показатель среднесписочной численности для:

Кто включается в среднесписочную численность

Включаются в расчет:

Не включаются в расчет:

Как рассчитать среднесписочную численность

Расчет за месяц

Среднесписочная численность за месяц рассчитывается по формуле:

ССЧ месяца = Сумма списочной численности за все дни месяца / Количество календарных дней в месяце

Важно учитывать:

Расчет за квартал

Среднесписочная численность за квартал определяется как среднее арифметическое показателей за три месяца:

ССЧ квартала = (ССЧ 1 месяца + ССЧ 2 месяца + ССЧ 3 месяца) / 3

Расчет за год

Среднесписочная численность за год рассчитывается аналогично:

ССЧ года = (ССЧ января + ССЧ февраля + … + ССЧ декабря) / 12

Расчет при неполном годе

Если организация работала неполный год (например, создана в середине года), используется формула:

ССЧ = Сумма среднесписочной численности за фактические месяцы работы / 12

При этом в числителе учитываются только месяцы, в которых организация работала, а в знаменателе всегда стоит 12.

Примеры расчета среднесписочной численности

Пример 1: Расчет за месяц с постоянной численностью

ООО «Альфа» в январе 2024 года (31 день) имело постоянный штат 15 человек, работающих на полную ставку.

Расчет:

Пример 2: Расчет при изменении численности

ООО «Бета» в феврале 2024 года (29 дней):

Расчет:

Пример 3: Учет работников на неполную ставку

ООО «Гамма» в марте (31 день) имеет:

Расчет работников на неполной ставке:

Общая ССЧ марта:

Пример 4: Расчет за год

Среднесписочная численность по месяцам 2024 года:

ССЧ за год = (18 + 18 + 20 + 20 + 22 + 22 + 24 + 24 + 23 + 23 + 25 + 25) / 12 = 264 / 12 = 22 человека

Как пользоваться калькулятором среднесписочной численности

Наш онлайн-калькулятор позволяет быстро и точно рассчитать среднесписочную численность работников:

  1. Выберите период расчета — месяц, квартал или год
  2. Введите данные:
    • Для расчета за месяц: укажите списочную численность за каждый день или общую сумму человеко-дней
    • Для расчета за квартал: введите среднесписочную численность за каждый из трех месяцев
    • Для расчета за год: укажите показатели по всем 12 месяцам
  3. Нажмите кнопку «Рассчитать»
  4. Получите результат — калькулятор автоматически произведет расчет и округлит значение до целого числа

Калькулятор учитывает все правила и особенности расчета, установленные Росстатом, что гарантирует правильность результата для отчетности.

Особенности расчета для разных категорий работников

Работники на неполном рабочем дне

Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени по инициативе работодателя, учитываются как целые единицы. Если неполное время установлено по инициативе работника, то учет ведется пропорционально отработанному времени.

Формула: Среднесписочная численность = (Общее количество отработанных человеко-часов за месяц) / (Продолжительность рабочего дня × Количество рабочих дней в месяце)

Внутренние совместители

Работники, занимающие в одной организации несколько должностей, учитываются один раз по основному месту работы как целая единица.

Работники в декретных отпусках

Женщины в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком полностью исключаются из расчета среднесписочной численности на весь период отпуска.

Отчетность по среднесписочной численности

Сроки сдачи отчета

Организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками обязаны ежегодно представлять в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности:

Форма отчета

Сведения подаются по форме КНД 1110018, утвержденной приказом ФНС. Отчет можно подать:

Ответственность за непредставление

За непредставление сведений о среднесписочной численности или представление недостоверных данных предусмотрен штраф 200 рублей по статье 126 НК РФ.

Частые ошибки при расчете

Неправильный учет работников на больничном

Ошибка: исключение из расчета сотрудников, находящихся на больничном. Правильно: работники на больничном включаются в среднесписочную численность.

Включение внешних совместителей

Ошибка: учет внешних совместителей в среднесписочной численности. Правильно: внешние совместители не включаются в расчет, учитываются только в средней численности работников.

Неправильное округление

Ошибка: округление промежуточных значений при расчете за квартал или год. Правильно: округление производится только на последнем этапе расчета по правилам математического округления.

Неучет календарных дней

Ошибка: деление только на количество рабочих дней в месяце. Правильно: делить нужно на количество календарных дней, включая выходные и праздники.

Неправильный учет при создании организации

Ошибка: деление суммы за фактические месяцы на количество этих месяцев. Правильно: всегда делить на 12, даже если организация работала меньше года.

Полезные советы

  1. Ведите ежедневный учет — заполняйте табель учета рабочего времени, это облегчит расчет среднесписочной численности

  2. Используйте автоматизацию — современные программы учета (1С, онлайн-калькуляторы) помогут избежать ошибок

  3. Сверяйте данные — перед подачей отчета сверьте расчеты с данными кадрового учета

  4. Храните документы — сохраняйте табели и расчеты на случай проверки

  5. Следите за изменениями — периодически проверяйте актуальность методики расчета на сайте Росстата

  6. Планируйте заранее — если среднесписочная численность приближается к критическим значениям (15, 100 человек), планируйте последствия для налогообложения

Связь среднесписочной численности с налогообложением

Показатель среднесписочной численности влияет на:

Применение УСН: для перехода и применения упрощенной системы налогообложения среднесписочная численность не должна превышать 130 человек (с повышенными ставками — до 130 человек).

Форму отчетности: организации со среднесписочной численностью более 100 человек обязаны сдавать налоговую отчетность в электронном виде.

Статус субъекта МСП: для отнесения к малым предприятиям среднесписочная численность должна быть до 100 человек, для микропредприятий — до 15 человек.

Страховые взносы: при численности более 10 человек отчетность по страховым взносам подается только в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

Что такое среднесписочная численность работников?

Это средняя численность сотрудников организации за определенный период времени. Показатель рассчитывается путем суммирования списочной численности за каждый день периода и деления на количество календарных дней.

Кто входит в среднесписочную численность?

В расчет включаются все работники по трудовым договорам, включая находящихся в отпусках, командировках, на больничном. Не включаются внешние совместители, работающие по ГПД, женщины в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком.

Как рассчитать среднесписочную численность за месяц?

Нужно сложить списочную численность работников за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники) и разделить на количество календарных дней в месяце. Результат округляется до целого числа.

Когда нужно сдавать отчет о среднесписочной численности?

Отчет по форме КНД 1110018 необходимо сдавать в налоговую инспекцию один раз в год не позднее 20 января. Также отчет подается при создании новой организации или реорганизации.

Учитываются ли совместители в среднесписочной численности?

Внутренние совместители учитываются один раз как целая единица по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, но учитываются в средней численности работников.

Как округлять среднесписочную численность?

Среднесписочная численность округляется до целых единиц по правилам математического округления: значения менее 0,5 отбрасываются, а 0,5 и более округляются до 1.

Мы подобрали калькуляторы, которые помогут вам с разными задачами, связанными с текущей темой.