Расчет отпускных в 2026

Правильный расчет отпускных в 2026 году требует учета нескольких изменений, которые вступили в силу с 1 сентября 2025 года. Информация о выплатах и налогах верна на 2026 год; при сомнениях уточните актуальное значение МРОТ и ставки налогов.

Основная формула расчета отпускных

Отпускные рассчитываются по формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

где средний дневной заработок (СДЗ) считается по формуле:

СДЗ = Сумма выплат за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3

Коэффициент 29,3 – это среднее число календарных дней в месяце, установленное для унификации расчетов.

Расчетный период: что это и как его определить

Расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Считается с первого по последний день месяца.

Пример: если отпуск начинается 15 февраля 2026 года, расчетный период: с 1 февраля 2025 по 31 января 2026 года.

Если сотрудник отработал менее года, расчетный период сокращается до фактически отработанного времени – с даты приема до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

При декретном отпуске, длительном больничном или других периодах без работы расчетный период может сдвигаться – берутся предыдущие 12 месяцев, когда была фактическая работа.

Какие выплаты включаются в расчет

В расчет среднего заработка входят только выплаты по оплате труда, распределенные по фактическим месяцам:

• оклад (тариф, зарплата);
• регулярные премии и денежные поощрения, если они предусмотрены системой оплаты труда;
• надбавки за стаж, качество работы, вредные условия;
• оплата сверхурочных, работы в выходные и праздники;
• районные коэффициенты и процентные надбавки;
• доплаты за совмещение должностей.

Не включаются:

• больничные и пособия по беременности;
• материальная помощь и социальные выплаты;
• командировочные расходы (проезд, суточные, проживание);
• компенсации за использование личного имущества;
• предыдущие отпускные (они исключаются из расчета).

Новое в 2026: постановление № 540

С 1 сентября 2025 года вступило в силу постановление Правительства РФ № 540, которое заменило действовавшее 18 лет постановление № 922.

Главное изменение – расширен перечень учитываемых выплат. Теперь все премии и денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда, обязательно включаются в расчет, даже если выдаются нерегулярно.

Прежде: работодатель мог исключить нетипичный бонус, ссылаясь на его нерегулярность.

Теперь: если бонус законодательно закреплен в положении о премировании или системе оплаты труда, он входит в расчет без исключений.

Пятиступенчатая шкала НДФЛ в 2026

С 2025 года действует прогрессивная шкала подоходного налога:

• до 2,4 млн ₽ в год – 13%;
• от 2,4 до 5 млн ₽ – 15%;
• от 5 до 20 млн ₽ – 18%;
• от 20 до 50 млн ₽ – 20%;
• свыше 50 млн ₽ – 22%.

Для подавляющего большинства работников ставка остается 13%. Повышенные ставки касаются тех, чей совокупный годовой доход превышает 2,4 млн ₽.

Минимальный размер отпускных в 2026

МРОТ с 1 января 2026 года – 27 093 ₽. Это повышение на 20,7% от предыдущего значения.

Если средний месячный заработок сотрудника за расчетный период ниже МРОТ (при полностью отработанном периоде), минимальный средний дневной заработок:

Минимальный СДЗ = 27 093 ÷ 29,3 = 924,68 ₽

Работодатель не может выплатить отпускные меньше этой суммы за день отпуска.

Пошаговый расчет отпускных: примеры

Пример 1: полностью отработанный период

Условия:

• Оклад: 60 000 ₽ в месяц
• Расчетный период отработан полностью (12 месяцев, без больничных)
• Отпуск: 14 календарных дней
• Премий и надбавок нет

Расчет:

1. Заработок за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
2. Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽
3. Отпускные: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽
4. НДФЛ 13%: 28 668,92 × 0,13 = 3 726,96 ₽
5. На руки: 28 668,92 − 3 726,96 = 24 941,96 ₽

Пример 2: неполностью отработанный период и премия

Условия:

• Сотрудник принят 15 ноября 2025 года с окладом 50 000 ₽
• В марте 2026 получил премию 10 000 ₽
• В феврале 2026 был больничный на 7 дней
• Отпуск начинается 1 июля 2026 на 14 дней

Расчет:

1. Расчетный период: с 15 ноября 2025 по 30 июня 2026 (т. е. фактически отработал примерно 7,5 месяца)
2. Заработок за период: ноябрь (половина) – 25 000 ₽; декабрь–июль по 50 000 ₽ + премия 10 000 ₽ в марте
3. Из расчета исключаются 7 дней больничного в феврале
4. Количество учитываемых дней при неполных месяцах считается по формуле: 29,3 × 7 (полных месяцев с учетом исключаемых) + доля неполных
5. СДЗ и отпускные считаются по уточненной формуле

В реальной практике такие сложные случаи лучше считать в калькуляторе или передать бухгалтеру.

Как рассчитать отпускные при неполной ставке

Формула расчета не меняется, но база выплат меньше.

Пример:

• Сотрудник работает на 0,5 ставки с окладом 30 000 ₽ (вместо 60 000 ₽ на полную ставку)
• СДЗ = 360 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 023,89 ₽
• Отпускные за 14 дней: 1 023,89 × 14 = 14 334,46 ₽

Важно: если применяется МРОТ, для сотрудника на 0,5 ставки минимальный СДЗ считается не от полного МРОТ, а от его части: 27 093 × 0,5 ÷ 29,3 = 462,34 ₽.

Отпускные при увольнении: компенсация

Когда сотрудник увольняется и не использовал все дни отпуска, работодатель рассчитывает компенсацию по той же формуле:

Компенсация = СДЗ × Неиспользованные дни отпуска

За каждый полный месяц работы начисляется 2,33 дня отпуска (28 ÷ 12). Неполный месяц засчитывается полным, если отработано 15 и более календарных дней.

Пример: сотрудник проработал 9 полных месяцев, не использовал отпуск, оклад 90 000 ₽.

• Заработанные дни: 2,33 × 9 = 21 день
• СДЗ: (90 000 × 9) ÷ 9 ÷ 29,3 = 3 071,67 ₽
• Компенсация: 3 071,67 × 21 = 64 505,07 ₽

Особенность «северных» надбавок в 2026

Если сотрудник работает на Крайнем Севере или приравненной к нему территории и получает районный коэффициент или северную надбавку, с 2026 года действует льготный порядок налогообложения отпускных.

Доля районного коэффициента и северной надбавки в отпускных облагается по двухступенчатой шкале:

• 13% – если годовой доход не превышает 5 млн ₽;
• 15% – с суммы превышения.

Остальная часть облагается по общей пятиступенчатой шкале.

Типичные ошибки при расчете

1. Больничные включены в базу – это одна из самых частых ошибок. Больничные и пособия не входят в расчет среднего заработка.

2. Годовая премия учтена целиком – если премия приходится на месяц, выходящий за границы расчетного периода, она распределяется по фактическим месяцам.

3. Неправильный расчет МРОТ для совместителя – минимальный СДЗ зависит от ставки работника.

4. Использование постановления № 922 в 2026 – система не обновлена, и проектные бонусы не попадают в базу.

5. Округление в меньшую сторону – Минтруд рекомендует округлять дни отпуска в пользу работника.

Сроки выплаты отпускных

По статье 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. При просрочке работодатель платит компенсацию из расчета 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки.

Штрафы за нарушение:

• для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 ₽;
• для организаций: от 30 000 до 50 000 ₽ (административное нарушение).

Практические советы

1. Планируйте отпуск после месяцев с премиями – это увеличит расчетный период и, соответственно, размер отпускных.

2. В 2026 году выгоднее брать отпуск в июле (23 рабочих дня), апреле, сентябре, октябре и декабре (по 22 дня). Менее выгоден январь (15 рабочих дней).

3. Проверьте систему оплаты труда – убедитесь, что все надбавки и премии правильно закреплены и будут учтены при расчете.

4. Используйте калькулятор – при сложных ситуациях (несколько источников дохода, декрет, частичная занятость) доверьте расчет калькулятору или бухгалтеру.

5. Примите заявление заранее – подача заявления на отпуск за две недели позволит бухгалтерии выплатить отпускные в установленный срок без спешки и ошибок.