Расчет отпуска сотрудника

Правильный расчет отпуска сотрудника – одна из самых частых задач при работе с персоналом. Ошибка в формуле, неверно определённый расчётный период или пропущенная исключаемая выплата ведут к искажению суммы, а при проверке – к штрафам до 50 000 рублей и перерасчётам. В этой статье разобран актуальный порядок расчёта на 2026 год с учётом всех действующих изменений.

Что такое отпускные

Отпускные – это сохранение среднего заработка работника на период ежегодного оплачиваемого отпуска. Право на отдых закреплено в ст. 114 ТК РФ; стандартная минимальная продолжительность – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Отпускные – не зарплата. Зарплату начисляют за фактически отработанное время, а отпускные рассчитывают по среднему дневному заработку за расчётный период и оплачивают календарные дни отдыха. Государственные праздники, выпавшие на отпуск, не оплачиваются и не засчитываются в дни отпуска – отпуск автоматически продлевается.

Формула расчета отпуска сотрудника

Расчёт состоит из двух шагов.

Шаг 1. Средний дневной заработок (СДЗ):

• если расчётный период отработан полностью:

СДЗ = Заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3

• если расчётный период отработан частично:

СДЗ = Заработок за расчётный период / (29,3 × полные месяцы + Σ дней частично отработанных месяцев)

где количество дней в неполном месяце считают так:

Дни = 29,3 / календарных дней в месяце × отработанные календарные дни

Константа 29,3 – среднее число календарных дней в месяце, установленное законодательством.

Шаг 2. Сумма отпускных:

Отпускные = СДЗ × календарные дни отпуска

Расчетный период: как определить

Стандартный расчётный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, отпуск начинается 15 июля 2026 года → период с 1 июля 2025 по 30 июня 2026 включительно.

Если сотрудник отработал у данного работодателя менее года, период сокращают до фактически отработанного времени: с даты приёма на работу до последнего числа месяца, предшествующего отпуску. Сотрудник принят 10 октября 2025 года, отпуск с 1 апреля 2026-го → расчётный период: октябрь 2025 – март 2026 (6 месяцев).

Когда сотрудник был в длительном отпуске по уходу за ребёнком, на больничном или в другом периоде, исключаемом из расчёта, применяют правило замены: берут 12 месяцев, предшествующих такому периоду (п. 6–7 Постановления № 540).

Какие выплаты включать в расчет

С 1 сентября 2025 года перечень учитываемых выплат регулируется Постановлением Правительства РФ № 540, заменившим утратившее силу Постановление № 922.

Включаются:

• оклад или тарифная ставка, включая доплаты за работу в ночное время, выходные, праздники
• регулярные премии: ежемесячные, квартальные, годовые
• надбавки за стаж, квалификацию, классность, учёную степень
• денежные поощрения и бонусы, если они предусмотрены системой оплаты труда
• районные коэффициенты и процентные (северные) надбавки
• доплаты за совмещение должностей или расширение зон обслуживания

Не включаются:

• пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам
• ранее выплаченные отпускные и командировочные
• материальная помощь и иные социальные выплаты
• компенсации за использование личного имущества, питание, проезд
• единовременные подарки, не связанные с результатами труда

Ключевое изменение Постановления № 540 – критерий включения выплат. Раньше работодатель мог исключить бонус из базы, ссылаясь на его «нерегулярность». Теперь решающий фактор один: предусмотрена ли выплата системой оплаты труда. Предусмотрена – значит, включается в расчёт.

Дни, исключаемые из расчетного периода

Из расчётного периода исключают календарные дни, приходящиеся на:

• временную нетрудоспособность (больничные)
• предыдущие отпуска: ежегодные, учебные, без сохранения зарплаты
• командировки, в которых за работником сохранялся средний заработок
• отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком
• периоды простоя, оплата которых производилась не в полном объёме

Эти дни убирают одновременно и из количества дней, и из суммы заработка, чтобы СДЗ отражал только оплачиваемые рабочие дни.

Как изменился расчет в 2026 году

Четыре изменения, которые влияют на итоговую сумму отпускных.

1. Новое Постановление № 540. С 1 сентября 2025 года применяется обновлённый порядок определения среднего заработка, расширивший состав учитываемых выплат.

2. Повышенный МРОТ. С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда – 27 093 рубля (рост на 20,7%). Минимальный средний дневной заработок для полностью отработанного периода: 27 093 / 29,3 = 924,68 рубля. Для сотрудника на 0,5 ставки минимальный СДЗ – 462,34 рубля.

3. Прогрессивная шкала НДФЛ. С 2025 года налог применяется по пятиступенчатой шкале:

4. Льготное налогообложение «северных» выплат с отпускных. С 1 января 2026 года при расчёте НДФЛ с отпускных необходимо отдельно выделять долю, приходящуюся на районные коэффициенты и северные надбавки, и облагать её по льготной двухступенчатой шкале: 13% при годовом доходе до 5 млн рублей, 15% – с превышения (ст. 224 НК РФ). Оставшаяся часть отпускных облагается по общей шкале.

Расчёт НДФЛ представлен в ознакомительных целях. Для подтверждения актуальных ставок и порядка удержания рекомендуем обращаться к ФНС России.

Пример расчета отпускных

Менеджер с окладом 75 000 рублей уходит в отпуск на 28 календарных дней. Расчётный период – с 1 июня 2025 по 31 мая 2026 – отработан полностью, дополнительных выплат не было.

Шаг 1. Заработок за 12 месяцев: 75 000 × 12 = 900 000 рублей.

Шаг 2. СДЗ: 900 000 / 12 / 29,3 = 2 559,73 рубля.

Шаг 3. Отпускные: 2 559,73 × 28 = 71 672,44 рубля.

Шаг 4. НДФЛ 13%: 71 672,44 × 0,13 = 9 317,42 рубля.

К выплате на руки: 62 355,02 рубля.

Расчет при не полностью отработанном периоде

Сотрудник идёт в отпуск 14 календарных дней с 15 августа 2026 года. Расчётный период: август 2025 – июль 2026.

В феврале 2026 года сотрудник был на больничном 8 календарных дней. Оклад – 60 000 рублей. Ежемесячная премия – 5 000 рублей (начислена в каждом месяце, кроме февраля).

Заработок:

• 11 полностью отработанных месяцев: 60 000 × 11 = 660 000 рублей
• Премии за 11 месяцев: 5 000 × 11 = 55 000 рублей
• Февраль: 60 000 / 28 × 20 (отработано 20 дней из 28) = 42 857,14 рубля
• Итого заработок: 757 857,14 рубля

Учитываемые дни:

• 11 полных месяцев: 29,3 × 11 = 322,3 дня
• Февраль: 29,3 / 28 × 20 = 20,93 дня
• Итого: 343,23 дня

СДЗ: 757 857,14 / 343,23 = 2 208,02 рубля.

Отпускные: 2 208,02 × 14 = 30 912,28 рубля.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). Формула та же: СДЗ × неиспользованные дни.

За каждый полный отработанный месяц начисляется 2,33 дня отпуска (28 / 12). Неполный месяц округляют так: отработано 15 календарных дней и более – считается полным; менее 15 дней – не учитывается.

Пример. Сотрудник проработал 10 полных месяцев, отпуск не использовал. Оклад – 80 000 рублей.

• Неиспользованные дни: 2,33 × 10 = 23 дня.
• СДЗ: 80 000 / 29,3 = 2 730,38 рубля.
• Компенсация: 2 730,38 × 23 = 62 798,74 рубля.

Компенсацию выплачивают в последний рабочий день наряду с расчётом по зарплате (ст. 140 ТК РФ).

Типичные ошибки при расчете отпускных

1. Больничные и прошлые отпускные попали в базу. Суммы за исключаемые периоды – больничные, командировочные, прошлые отпускные – не должны учитываться. Их попадание в расчёт завышает СДЗ.

2. Годовая премия учтена целиком, а не пропорционально. Когда расчётный период отработан не полностью, годовую премию включают не всю, а в доле, пропорциональной отработанным месяцам расчётного периода.

3. МРОТ применён к совместителю в полном объёме. Для сотрудника на 0,25 ставки минимальный СДЗ – 231,17 рубля (27 093 × 0,25 / 29,3), а не 924,68.

4. Ошибка в сроках выплаты. Отпускные нужно перечислить за 3 календарных дня до начала отпуска, а не в день ухода. За каждый день просрочки начисляется компенсация (ст. 236 ТК РФ).

5. Налоговый вычет по НДФЛ не учтён. Если у сотрудника есть право на стандартный, социальный или имущественный налоговый вычет, его необходимо учесть при расчёте НДФЛ с отпускных. Налогооблагаемую базу уменьшают на сумму вычета до применения ставки.

6. «Северные» надбавки не выделены отдельно. С 1 января 2026 года при наличии районных коэффициентов или процентных надбавок бухгалтер обязан выделить их долю из отпускных и рассчитать НДФЛ по льготной шкале. Единое применение общей ставки приводит к ошибкам в удержании.

Трудовое и налоговое законодательство может изменяться. Информация актуальна на 2026 год. При расчёте конкретных выплат рекомендуем обращаться к действующим нормативным актам и консультироваться с бухгалтером или юристом.