Расчёт больничного сотруднику

Сотрудник передал данные закрытого электронного листка нетрудоспособности, а бухгалтеру нужно начислить выплату до следующей зарплаты. Ошибка в базе или неверный процент стажа ведёт к перерасчёту, требованиям СФР и финансовым санкциям. Чтобы исключить риски и выполнить требования законодательства, корректный расчёт больничного сотруднику строится на актуальных лимитах 2026 года, фиксированной формуле и проверке страхового стажа.

Как сделать расчёт больничного сотруднику в 2026 году

Основа начисления – единая формула, закреплённая Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ:

Пособие = Среднедневной заработок × % по стажу × Количество календарных дней болезни

Среднедневной заработок вычисляется делением совокупного дохода сотрудника за два предыдущих календарных года на 730. Это фиксированное число не меняется, даже если в расчётном периоде попадаются високосные годы. Для выплат в 2026 году берутся данные за 2024 и 2025 годы.

В доходную базу включаются все выплаты, с которых работодатель уплачивал страховые взносы: оклад, премии, надбавки за выслугу, оплату сверхурочных и работы в выходные. Не учитываются: пособия по другим больничным, декретные выплаты, материальная помощь до 4 000 рублей, компенсации за использование личного транспорта и суммы по договорам гражданско-правового характера, если взносы на социальное страхование с них не начислялись.

Калькулятор автоматически подставляет лимиты текущего года, применяет коэффициент занятости и распределяет сумму между средствами работодателя и бюджета СФР.

Кто оплачивает дни временной нетрудоспособности

Распределение финансовой нагрузки зависит от причины оформления листка:

• Болезнь или травма самого сотрудника: первые 3 календарных дня оплачивает работодатель, начиная с 4-го дня выплату перечисляет Социальный фонд России.
• Уход за заболевшим членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории: СФР оплачивает все дни с первого.
• Пособие по беременности и родам (БиР): полностью финансируется СФР за весь период отпуска, процент стажа не применяется.

Сроки перечисления строго регламентированы. Работодатель переводит свою часть в ближайший день выдачи заработной платы. СФР зачисляет оставшуюся сумму в течение 10 рабочих дней после получения от компании подтверждённых сведений о закрытии электронного больничного. С выданной суммы удерживается НДФЛ 13% (или 15% при превышении годового дохода 5 млн руб.). Страховыми взносами пособие не облагается.

Зависимость процента оплаты от страхового стажа

Размер дневного пособия напрямую привязан к периоду, в течение которого за работника уплачивались взносы. Процент рассчитывается на дату начала болезни:

Страховой стаж включает работу по трудовому договору, государственную и муниципальную службу, периоды службы в армии и правоохранительных органах, а также деятельность в качестве индивидуального предпринимателя при условии добровольной уплаты взносов в СФР.

Расчёт ведётся в полных годах и месяцах без округления. Например, стаж 4 года 11 месяцев даёт право на 60%, а 7 лет 10 месяцев – на 80%. Подтверждается данными из форм СТД-Р, СТД-СФР, бумажной трудовой книжки, архивных справок или военных билетов.

Когда лист нетрудоспособности не оплачивается?

Закон чётко определяет ситуации, когда работодатель и СФР освобождаются от обязательств по начислению:

• период нахождения в отпуске без сохранения заработной платы;
• отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет (кроме случаев работы на условиях неполного дня);
• простой, объявленный нанимателем до наступления болезни;
• отстранение от работы по причинам, не зависящим от работодателя;
• нарушение предписанного режима лечения или неявка на врачебный осмотр без уважительной причины;
• наступление нетрудоспособности вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Если документ открыт до даты приёма на работу, новый работодатель пособие не начисляет. Выплатой в такой ситуации занимается СФР по прежнему месту работы, если с момента увольнения прошло менее 30 дней, либо сотрудник получает средства как неработающий застрахованный гражданин.

Каков минимальный и максимальный размер выплаты

Законодательство устанавливает жёсткие рамки для суммы пособия. Верхний порог ограничен предельной базой для страховых взносов. В 2026 году максимальный средний дневной заработок рассчитывается так:

(2 225 000 руб. за 2024 г. + 2 759 000 руб. за 2025 г.) / 730 = 6 827,40 руб.

Даже при зарплате превышающей миллион рублей в месяц, дневная выплата не может быть увеличена.

Нижняя граница привязана к федеральному МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 руб. Если сумма пособия в пересчёте на полный календарный месяц оказывается ниже МРОТ, начисление производится из минимального размера оплаты труда. Для удобства проверки используется таблица минимального среднедневного заработка:

В регионах с установленными районными коэффициентами к заработной плате МРОТ для расчёта увеличивается на соответствующий процент (ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ).

Расчёт по МРОТ и другие нестандартные ситуации

Использовать минимальный размер оплаты труда в качестве базы обязаны в пяти случаях:

1. У сотрудника отсутствует заработок в 2024–2025 годах.
2. Среднемесячный доход в расчётном периоде ниже 27 093 руб.
3. Страховой стаж работника менее 6 месяцев.
4. Зафиксировано нарушение врачебного режима.
5. Болезнь наступила из-за опьянения.

Формула по МРОТ: (27 093 × 24) / 730 = 890,87 руб. Если больничный длится короткий период, выгоднее использовать прямой расчёт: МРОТ / количество дней в месяце болезни. Разницу между фактическим среднедневным заработком и минимальным законодательство запрещает игнорировать: всегда выбирается бóльшая величина.

Для сотрудников, работающих на условиях неполной ставки, МРОТ корректируется пропорционально отработанному времени (при 0,5 ставки база равна 13 546,5 руб.). Если стаж менее полугода, итоговая сумма за месяц не может превысить МРОТ даже при применении районного коэффициента.

При наличии у работника периодов декретного отпуска или предыдущих больничных в 2024–2025 годах, по его письменному заявлению эти годы можно заменить на предшествующие. Замена возможна только если она приведёт к увеличению итоговой выплаты.

Пошаговый пример начисления

Петров И.С. предоставил листок нетрудоспособности с 10 по 24 марта 2026 года (15 дней). Страховой стаж – 6 лет 4 месяца. Доход за 2024 год – 780 000 руб., за 2025 год – 890 000 руб. Районный коэффициент не применяется.

1. Определяем базу: 780 000 + 890 000 = 1 670 000 руб. Лимиты не превышены, используем фактический доход.
2. Считаем средний дневной заработок: 1 670 000 / 730 = 2 287,67 руб.
3. Применяем стаж: 5–8 лет дают 80%. 2 287,67 × 0,8 = 1 830,14 руб.
4. Проверяем минимум: Минимальный среднедневной за март (31 день) составляет 873,97 руб. Расчётный показатель выше, корректировка не требуется.
5. Итоговая сумма: 1 830,14 × 15 = 27 452,10 руб.
6. Распределение источников: Работодатель оплачивает 3 дня = 5 490,42 руб. СФР переводит 12 дней = 21 961,68 руб.
7. Налоги: С суммы 27 452,10 руб. удерживается НДФЛ 13% = 3 568,77 руб. На руки сотрудник получит 23 883,33 руб.

Информация носит справочный характер. Для точного начисления руководствуйтесь актуальными положениями ФЗ № 255, Постановлениями Правительства РФ о предельных базах и разъяснениями СФР.