Как рассчитать среднюю численность работников

Зачем нужен расчет средней численности

Средняя численность работников – это показатель, который определяет количество персонала организации в пересчете на полную занятость. Он используется для сдачи статистической отчетности, определения права на налоговые льготы и выбора режима налогообложения.

От этого показателя зависит, сможет ли компания применять упрощенную систему налогообложения (УСН), обязана ли сдавать отчетность в электронном виде в СФР и подавать статистические формы в Росстат.

Средняя и среднесписочная численность – в чем разница

Эти понятия часто путают, хотя разница существенна.

Среднесписочная численность учитывает только работников, с которыми заключены трудовые договоры. В нее не входят внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД).

Средняя численность – более широкий показатель. Она включает среднесписочную численность, плюс внешних совместителей, плюс работников по договорам ГПД.

Для большинства отчетных целей в ИФНС требуется именно среднесписочная численность. Средняя численность используется реже – в основном для статистики и отдельных налоговых расчетов.

Кого включать в списочную численность

Списочная численность – это численность персонала на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры:

• постоянные сотрудники;
• временные и сезонные работники;
• собственники организации, получающие зарплату.

Учитываются не только те, кто фактически вышел на работу, но и отсутствующие: на больничном, в отпуске (включая за свой счет), в командировке. Даже прогульщики включаются в списочную численность.

Не включаются в списочную численность:

• внешние совместители;
• работники по договорам ГПХ;
• собственники организации, не получающие зарплату;
• военнослужащие, привлеченные к работе в организации.

Формула расчета среднесписочной численности за месяц

Для расчета среднесписочной численности за месяц нужно:

1. Посчитать списочную численность за каждый календарный день месяца.
2. Сложить все эти показатели.
3. Разделить на количество календарных дней в месяце.

Формула:

ССЧ за месяц = Сумма списочной численности за все дни месяца / Количество календарных дней месяца

Включенные в списочную численность работники, отсутствовавшие на работе (больничный, отпуск), все равно учитываются в расчете как целые единицы.

Пример расчета за месяц

В организации с 1 по 15 июня работало 20 человек, с 16 по 30 июня – 21 человек. Июнь – 30 дней.

Расчет:

(20 чел. × 15 дней + 21 чел. × 15 дней) / 30 дней = (300 + 315) / 30 = 20,5 человека

Среднесписочная численность за июнь составит 20,5 человека.

Расчет среднесписочной численности за год

Для расчета годового показателя используется формула:

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12

Затем результат округляется до целого числа.

Пример: Среднесписочная численность по месяцам составила: 20, 21, 22, 22, 23, 24, 24, 25, 25, 26, 26, 27.

Среднегодовая = (20+21+22+22+23+24+24+25+25+26+26+27) / 12 = 285 / 12 = 23,75 ≈ 24 человека

Особенности для вновь созданных организаций

Если компания создана не с начала года, применяется специальный порядок. Сумму среднесписочной численности за все отработанные месяцы нужно делить на 12, а не на количество месяцев фактической работы.

Например, организация начала работу в сентябре. Среднесписочная составляла: сентябрь – 60 чел., октябрь – 64 чел., ноябрь – 62 чел., декабрь – 59 чел.

Расчет: (60 + 64 + 62 + 59) / 12 = 245 / 12 = 20,4 ≈ 20 человек

Работники неполного рабочего времени

Порядок учета зависит от того, по чьей инициативе установлен неполный день.

Если неполный рабочий день введен по инициативе работодателя или по требованию закона – такие работники считаются как полные единицы.

Если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или по соглашению сторон – учитывается пропорционально отработанному времени.

Алгоритм расчета для работников по соглашению:

1. Рассчитать общее количество отработанных человеко-часов.
2. Разделить на продолжительность рабочего дня (исходя из рабочей недели):
   • 40 часов/неделя: 8 часов (5 дней) или 6,67 часа (6 дней)
   • 36 часов/неделя: 7,2 часа (5 дней) или 6 часов (6 дней)
   • 24 часа/неделя: 4,8 часа (5 дней) или 4 часа (6 дней)
3. Полученные человеко-дни разделить на число рабочих дней в месяце.

Учет внешних совместителей и работников по ГПД

Эти категории не входят в среднесписочную численность, но включаются в среднюю численность.

Расчет внешних совместителей:

СЧ совместителей = Отработанные часы / Норма рабочих часов в месяце

Норма определяется по производственному календарю. Результат округляется до сотых.

Пример: Два внешних совместителя работали по 3 часа в день. Первый отработал 20 дней, второй – 3 дня, остальное время был в отпуске. Всего отработано: (20 + 3) × 3 × 2 = 138 часов. Норма рабочих часов в месяце – 160. Расчет: 138 / 160 = 0,86 человека.

Затем средняя численность = Среднесписочная + Средняя численность совместителей + Средняя численность по ГПД.

Кого не учитывать в среднесписочной численности

В среднесписочную численность НЕ включаются:

• работницы в декрете и отпуске по уходу за ребенком (если не работают);
• внешние совместители;
• работники по договорам ГПХ;
• собственники организации без зарплаты;
• мобилизованные и добровольцы (по информации Росстата от 05.10.2022).

Исключение: если декретница работает на неполном дне или на дому с сохранением пособия – она учитывается в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени.

Информация актуальна на 2026 год. Для точного расчета рекомендуется сверяться с актуальными указаниями Росстата.