Как рассчитать среднесписочную численность

Среднесписочная численность – обязательный показатель для отчётности в налоговую. Калькулятор рассчитает ССЧ за месяц, квартал или год по данным табеля. Введите количество работников по дням – получите точную цифру для формы КНД 1110018.

Как пользоваться калькулятором

1. Выберите период расчёта – месяц, квартал или год.
2. Введите численность по дням – количество работников, явившихся на работу и отсутствующих по уважительным причинам (больничные, отпуска).
3. Не включайте – совместителей, декретниц, работников по ГПХ, в неоплачиваемых отпусках свыше месяца.
4. Получите результат – калькулятор рассчитает среднесписочную численность с округлением до целых.

Результат используйте для заполнения формы КНД 1110018 или включения в расчёт по страховым взносам.

Формула расчёта среднесписочной численности

Расчёт ССЧ происходит в два этапа:

За месяц

ССЧ за месяц = Сумма численности за каждый день месяца / Количество календарных дней

В праздничные и выходные дни берётся численность предыдущего рабочего дня.

Пример: В феврале 2026 года (28 дней) компания работала так:

• С 1 по 14 февраля – 15 работников
• С 15 по 28 февраля – 17 работников

Расчёт: (15 × 14 + 17 × 14) / 28 = 448 / 28 = 16 человек

За год

ССЧ за год = Сумма ССЧ за все месяцы / 12

Даже если организация работала неполный год, делят на 12.

Пример: Компания открылась в марте. ССЧ по месяцам:

• Март – 5, апрель – 7, май – 10, далее по 10 человек

Расчёт: (5 + 7 + 10 × 10) / 12 = 112 / 12 = 9,33 ≈ 9 человек

Практические примеры расчёта

Пример 1: Стабильная численность

Небольшая компания с постоянным штатом.

Пример 2: Приём и увольнение в месяце

Компания увеличила штат в середине месяца.

Пример 3: Неполный рабочий день

Работники на 0,5 ставки учитываются пропорционально.

Расчёт неполных: (2 × 4 ч × 21 день) / (8 ч × 21 день) = 168 / 168 = 1 человек.

Кого включать и не включать в расчёт

Включаются в ССЧ

• Работники по трудовым договорам (постоянные и срочные)
• Надомники и дистанционные работники
• Сезонные и временные работники
• Сотрудники в командировках, отпусках, на больничных
• Работники, оформленные на неполный день (пропорционально)
• Собственники бизнеса с трудовым договором

Не включаются в ССЧ

• Внешние совместители
• Работники по договорам ГПХ (подряда, услуг)
• Женщины в декретном отпуске и по уходу за ребёнком
• Сотрудники в неоплачиваемом отпуске свыше 1 месяца
• Работники, направленные на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию
• Студенты-практиканты без зарплаты

Правила округления и особые случаи

Округление

Итоговую среднесписочную численность округляют до целых по правилам математики:

• 15,4 → 15
• 15,5 → 16
• 15,6 → 16

Работники на неполном рабочем времени

Считают отдельно от основных:

1. Рассчитать отработанные человеко-дни: сумма отработанных часов / продолжительность рабочего дня
2. Разделить на количество рабочих дней в месяце
3. Прибавить к ССЧ работников на полном времени

Новая организация

Первый отчёт сдают в течение месяца после регистрации. Если компания открылась 15 января, срок – до 15 февраля. В расчёте делят на 12, даже если работали 1 месяц.

Сроки сдачи отчёта и штрафы

Сроки подачи

• Ежегодно – до 20 января за предыдущий год
• Новые организации – не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации
• Реорганизованные – в те же сроки

С 2026 года: сведения о ССЧ включают в расчёт по страховым взносам (РСВ), отдельную форму КНД 1110018 упразднили.

Способы подачи

• До 10 человек – на бумаге или электронно
• Свыше 10 человек – только в электронном виде через оператора ЭДО

Ответственность

Заключение

Среднесписочная численность – обязательный показатель для всех работодателей. Используйте калькулятор для быстрого расчёта и проверки данных перед сдачей отчётности. Сохраните табели учёта рабочего времени – они подтверждают расчёт при проверках.

Важно: Расчёты носят справочный характер. Для сложных ситуаций (обособленные подразделения, реорганизация, льготные категории работников) проконсультируйтесь с бухгалтером.