Как рассчитать отпускные

Каждый бухгалтер и кадровик сталкивается с необходимостью рассчитать отпускные хотя бы раз в году. Ситуация усложняется, когда в расчетном периоде есть больничные, премии или повышение оклада. А с 2026 года добавились новые правила налогообложения «северных» выплат и обновленный порядок расчета среднего заработка. Разберемся, как правильно рассчитать отпускные в 2026 году без ошибок и штрафов.

Правовая основа и общие правила

Ежегодный оплачиваемый отпуск – гарантия, закрепленная в статье 114 Трудового кодекса РФ. За время отпуска работодатель сохраняет за сотрудником рабочее место и средний заработок. Минимальная продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для педагогов, медиков, инвалидов и несовершеннолетних предусмотрен удлиненный отпуск.

Сотрудник уходит в отпуск – работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). За нарушение срока предусмотрена двойная ответственность:

• Административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц – 10 000–20 000 ₽, для юридических лиц – 30 000–50 000 ₽.
• Материальная компенсация (ст. 236 ТК РФ): не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки от задержанной суммы.

Отпуск можно разделить на несколько частей по согласованию с работодателем. Главное ограничение – хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни, попадающие в отпуск, не засчитываются и автоматически продлевают отпуск (ст. 120 ТК РФ).

Что изменилось в расчете отпускных в 2026 году

Почти восемнадцать лет расчет среднего заработка регулировало Постановление Правительства № 922. С 1 сентября 2025 года его заменило Постановление № 540 от 24.04.2025. Изменилась не формула, а состав базы – перечень выплат, которые нужно включать в расчет.

Расширение перечня учитываемых выплат

К привычным окладам, премиям и надбавкам добавилась новая категория – денежные поощрения: бонусы за выполнение проектов, вознаграждения за достижения и другие стимулирующие выплаты. Раньше работодатель мог не включать их в расчет, ссылаясь на нерегулярность. Теперь главный критерий один: если выплата предусмотрена системой оплаты труда – она включается в расчет.

Прогрессивная шкала НДФЛ

С 2025 года налог на доходы физических лиц рассчитывается по пятиступенчатой шкале (Федеральный закон № 176-ФЗ от 12.07.2024):

Для большинства работников ставка остается прежней – 13%. Повышенные ставки касаются тех, чей совокупный годовой доход превышает 2,4 млн ₽.

Особый порядок для «северных» выплат

До 2026 года двухступенчатая шкала НДФЛ (13% / 15%) для районных коэффициентов и процентных надбавок применялась только к зарплате. С 1 января 2026 года правило распространили на выплаты по среднему заработку, включая отпускные (п. 6.2 ст. 210 НК РФ в редакции Федерального закона № 425-ФЗ от 28.11.2025).

Теперь при расчете НДФЛ с отпускных нужно выделять долю, приходящуюся на районный коэффициент и северную надбавку, и облагать ее отдельно:

• 13% – если годовой доход не превышает 5 млн ₽,
• 15% – с суммы превышения.

Оставшаяся часть отпускных облагается по общей прогрессивной шкале.

Повышение МРОТ

С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 ₽ – рост на 20,7% по сравнению с предыдущим значением (Федеральный закон № 429-ФЗ от 28.11.2025).

Если средний месячный заработок сотрудника за расчетный период окажется ниже МРОТ, отпускные рассчитываются исходя из минимального значения. Минимальный средний дневной заработок:

27 093 ÷ 29,3 = 924,68 ₽

Формула расчета отпускных

Формула расчета отпускных в 2026 году не изменилась, но в нее теперь попадают другие финансовые показатели. Алгоритм состоит из двух шагов.

Шаг 1. Средний дневной заработок (СДЗ)

СДЗ = Сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3

Что включается в расчет:

• оклад,
• премии (ежемесячные, квартальные, годовые),
• надбавки и коэффициенты,
• денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда.

Что НЕ включается:

• больничные,
• предыдущие отпускные,
• командировочные,
• материальная помощь,
• другие выплаты за периоды, исключаемые из расчета (п. 5 Постановления № 540).

Шаг 2. Сумма отпускных

Отпускные = СДЗ × Количество дней отпуска

Пример расчета

Менеджер с окладом 60 000 ₽ уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период отработан полностью, премий не было.

1. Сумма за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
2. СДЗ: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽
3. Отпускные: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽
4. НДФЛ (13%): 3 727 ₽
5. На руки: 24 941,92 ₽

Расчет при неполном отработанном периоде

Если сотрудник болел, ездил в командировку или брал отпуск за свой счет, количество дней в неполном месяце пересчитывается по формуле из п. 10 Постановления № 540:

Дни неполного месяца = 29,3 / Число календарных дней в месяце × Отработанные дни

Затем СДЗ рассчитывается так:

СДЗ = Фактическая зарплата за расчетный период / (29,3 × Полные месяцы + Дни неполных месяцев)

Расчет отпускных с «северными» выплатами

Это нововведение – самое сложное в 2026 году. Разберем на примере, как правильно разделить отпускные на две части и рассчитать НДФЛ.

Исходные данные:

• Сотрудник работает в Мурманске
• Оклад: 70 000 ₽
• Районный коэффициент: 1,5 (надбавка 50% = 35 000 ₽)
• Северная надбавка: 80% = 56 000 ₽
• Ежемесячный доход: 70 000 + 35 000 + 56 000 = 161 000 ₽
• Расчетный период отработан полностью
• Отпуск: 28 календарных дней
• Годовой доход не превышает 5 млн ₽

Шаг 1. СДЗ:

Сумма за 12 месяцев: 161 000 × 12 = 1 932 000 ₽ СДЗ: 1 932 000 / 12 / 29,3 = 5 496,59 ₽

Шаг 2. Отпускные:

5 496,59 × 28 = 153 904,52 ₽

Шаг 3. Выделяем «северную» долю:

Доля районного коэффициента и надбавки в доходе: (35 000 + 56 000) / 161 000 = 56,52%

«Северная» часть: 153 904,52 × 56,52% = 86 987,07 ₽ Оставшаяся часть (оклад): 153 904,52 − 86 987,07 = 66 917,45 ₽

Шаг 4. НДФЛ:

С «северной» части (по льготной шкале, п. 1.2 ст. 224 НК РФ): 86 987,07 × 13% = 11 308,32 ₽

С окладной части (по общей шкале): 66 917,45 × 13% = 8 699,27 ₽

Итого НДФЛ: 11 308,32 + 8 699,27 = 20 007,59 ₽ На руки: 133 896,93 ₽

В данном примере сумма НДФЛ совпадает со старым порядком, так как годовой доход не превышает 2,4 млн ₽ и обе части облагаются по ставке 13%. Разница появится при доходе свыше 2,4 млн ₽: к окладной части будет применяться 15%, тогда как «северная» часть останется в льготном диапазоне 13% до 5 млн ₽.

Нюансы расчета в особых ситуациях

Сотрудник на неполной ставке

Формула та же – СДЗ × дни отпуска. База выплат меньше пропорционально ставке. Дополнительных коэффициентов не требуется.

Важно с МРОТ: для сотрудника на 0,5 ставки минимальный СДЗ рассчитывается от половины МРОТ: 27 093 × 0,5 / 29,3 = 462,34 ₽

Типичная ошибка – применять полный минимальный СДЗ (924,68 ₽) к работникам на неполном времени.

Сотрудник проработал меньше 12 месяцев

Расчетный период – с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу начала отпуска. Например, сотрудник принят в октябре 2025 года и уходит в отпуск в марте 2026 года – расчетный период составит 5 месяцев (октябрь 2025 – февраль 2026).

Совместитель

По статье 286 ТК РФ совместитель имеет право на отпуск у работодателя по совместительству одновременно с отпуском на основной работе. Расчет ведется отдельно по каждому месту работы. Смешивать выплаты или усреднять СДЗ нельзя.

Если на работе по совместительству сотрудник еще не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом.

Суммированный учет рабочего времени

Для работников со сменным графиком, вахтовиков и других категорий расчет также ведется через средний дневной заработок (п. 13 Постановления № 540):

Отпускные = СДЗ × Дни отпуска

В расчетном периоде не было начислений

Ситуация редкая, но возможная: сотрудник весь год был в отпуске по уходу за ребенком и сразу берет ежегодный отпуск. По п. 6–7 Постановления № 540 алгоритм такой:

1. Берется предшествующий период с фактическими начислениями.
2. Если и там начислений нет – расчет ведется исходя из оклада или тарифной ставки, установленной на момент начала отпуска.

Расчет отпускных из МРОТ в 2026 году

Если рассчитанный средний месячный заработок меньше МРОТ (27 093 ₽), отпускные пересчитываются. Работнику положена доплата.

Минимальный СДЗ для отпускных: 27 093 / 29,3 = 924,68 ₽

Пример: сотрудник с окладом 22 000 ₽ идет в отпуск на 28 дней. Расчетный период отработан полностью.

1. СДЗ по факту: 22 000 × 12 / 12 / 29,3 = 750,85 ₽
2. Минимальный СДЗ: 924,68 ₽
3. Применяем максимальное значение: 924,68 ₽
4. Отпускные: 924,68 × 28 = 25 891,04 ₽

Доплата до МРОТ составляет разницу между фактическими отпускными и суммой, рассчитанной из минимального СДЗ.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Если сотрудник увольняется с неиспользованными днями отпуска, работодатель выплачивает компенсацию (ст. 127 ТК РФ):

Компенсация = СДЗ × Неиспользованные дни отпуска

За каждый полный отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска (28 / 12). Если в последнем месяце отработано 15 и более календарных дней – месяц округляется до полного. Если менее 15 дней – не учитывается.

Пример: сотрудник проработал 9 полных месяцев, отпуск не использовал, оклад – 90 000 ₽, расчетный период отработан полностью.

• Неиспользованные дни: 28 / 12 × 9 = 21 день
• Сумма выплат: 90 000 × 9 = 810 000 ₽
• СДЗ: 810 000 / 9 / 29,3 = 3 071,67 ₽
• Компенсация: 3 071,67 × 21 = 64 505,07 ₽

Типичные ошибки при расчете отпускных

Ошибки в отпускных редко бывают умышленными – чаще это следствие устаревших шаблонов, спорных формулировок в локальных актах или невнимательности при смене законодательства.

Ошибка 1: Больничные и прошлые отпускные в расчетной базе

Один из самых распространенных сбоев. Больничные, предыдущие отпускные, командировочные и другие суммы за исключаемые периоды в базу не входят. Результат – завышенный СДЗ и переплата сотруднику. При проверке это квалифицируется как ошибка с последствиями для бухгалтера.

Ошибка 2: Годовая премия учтена целиком

Если в расчетном периоде начислена годовая премия за прошлый год, она включается в базу в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода (если он отработан полностью). Если нет – пропорционально отработанному времени. Типичная ошибка – включать премию целиком, не проверяя период начисления.

Ошибка 3: Переходящий отпуск – налог удержан в один день

Если отпуск начинается в конце марта, а заканчивается в апреле – это «переходящий» отпуск. Отпускные выплачиваются целиком за три дня до начала, но для целей НДФЛ дата получения дохода – дата фактической выплаты. Удерживать и перечислять налог нужно исходя из даты выплаты, а не даты окончания отпуска.

Ошибка 4: МРОТ применен к совместителю на неполной ставке по полному значению

При работе на полставки минимальный СДЗ считается от половины МРОТ. Применять полный порог 924,68 ₽ – значит завысить выплату.

Ошибка 5: Округление дней компенсации в меньшую сторону

При расчете неиспользованных дней отпуска часто возникают дробные значения. Трудовое законодательство не обязывает округлять их, но Минтруд рекомендует округлять в пользу работника. Округление в меньшую сторону может быть нарушением при проверке.

Ошибка 6: Система работает по Постановлению № 922 после 1 сентября 2025 года

Если кадровая или бухгалтерская система не обновлена, расчет среднего заработка ведется по устаревшим правилам. В частности, проектные бонусы и нетипичные надбавки могут не попадать в базу.

Информация актуальна на 2026 год. Для расчета конкретных отпускных рекомендуется использовать специализированные калькуляторы или консультироваться с профессиональным бухгалтером.