Как рассчитать отпускные: формула и примеры 2026

Что такое отпускные и как они рассчитываются

Отпускные — это денежная выплата работнику за период ежегодного оплачиваемого отпуска. В отличие от заработной платы, которая начисляется за фактически отработанное время, отпускные рассчитываются по среднему дневному заработку за специальный расчётный период.

Минимальная продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней в год. Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы у одного работодателя.

Расчёт регулируется статьёй 139 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства о среднем заработке. Ключевой показатель для расчёта — средний дневной заработок (СДЗ), который умножается на количество дней отпуска.

Формула расчёта отпускных в 2026 году

Базовая формула для расчёта суммы отпускных выглядит следующим образом:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Для вычисления среднего дневного заработка используется формула:

СДЗ = Заработок за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3

Где 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце, установленное законодательством.

Если расчётный период отработан не полностью, формула корректируется:

СДЗ = Заработок за расчётный период ÷ Количество фактически отработанных дней

Количество отработанных дней для неполных месяцев рассчитывается пропорционально: количество отработанных календарных дней делится на общее количество дней в месяце и умножается на 29,3.

Определение расчётного периода

Стандартный расчётный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, при уходе в отпуск в июле 2026 года расчётным периодом будет время с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

Если сотрудник работает менее года, расчётный период сокращается до фактически отработанного времени — с даты приёма до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

При наличии длительных периодов отсутствия (декрет, длительный больничный) расчётный период сдвигается на предшествующие 12 месяцев, в которых фактически начислялась заработная плата.

Какие выплаты включаются в расчёт

В расчёт среднего заработка для отпускных включаются следующие выплаты:

• Оклад или тарифная ставка
• Регулярные ежемесячные, квартальные и годовые премии
• Доплаты за совмещение должностей и расширение зон обслуживания
• Надбавки за вредные условия труда
• Оплата работы в выходные и праздничные дни
• Районные коэффициенты и процентные надбавки

Не включаются в расчёт:

• Пособия по временной нетрудоспособности
• Декретные выплаты и пособия по уходу за ребёнком
• Командировочные расходы
• Материальная помощь и социальные выплаты
• Компенсации за использование личного имущества
• Разовые бонусы, не связанные с результатами труда

Исключаемые периоды из расчёта

Из расчётного периода исключаются дни, когда сотрудник не работал и за ним не сохранялась обычная заработная плата:

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные листы)
• Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком
• Отпуска без сохранения заработной платы
• Командировки с сохранением среднего заработка
• Периоды простоя по вине работодателя
• Ранее оплаченные отпуска (основные, учебные, дополнительные)

Эти дни исключаются как из количества дней расчётного периода, так и соответствующие суммы — из общего заработка.

Пример расчёта: полный расчётный период

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отработал весь расчётный период без пропусков.

Исходные данные:

• Оклад: 65 000 рублей в месяц
• Расчётный период: 12 месяцев полностью отработано
• Продолжительность отпуска: 28 календарных дней
• Заработок за период: 65 000 × 12 = 780 000 рублей

Расчёт:

1. Средний дневной заработок: 780 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 218,43 рубля
2. Сумма отпускных: 2 218,43 × 28 = 62 116,04 рубля
3. НДФЛ (13%): 62 116,04 × 0,13 = 8 075,09 рубля
4. Выплата на руки: 62 116,04 − 8 075,09 = 54 040,95 рубля

Пример расчёта: неполный расчётный период

Теперь рассмотрим случай с исключаемыми периодами.

Исходные данные:

• Оклад: 55 000 рублей в месяц
• В ноябре сотрудник был на больничном 10 дней
• Остальные 11 месяцев отработаны полностью
• Заработок за период: 55 000 × 11 + 55 000 × (20/30) = 641 667 рублей
• Продолжительность отпуска: 14 календарных дней

Расчёт:

1. Дни за ноябрь: (30 − 10) ÷ 30 × 29,3 = 19,53 дня
2. Общее количество дней: 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83 дня
3. Средний дневной заработок: 641 667 ÷ 341,83 = 1 877,15 рубля
4. Сумма отпускных: 1 877,15 × 14 = 26 280,10 рубля
5. НДФЛ (13%): 26 280,10 × 0,13 = 3 416,41 рубля
6. Выплата на руки: 26 280,10 − 3 416,41 = 22 863,69 рубля

Сроки выплаты отпускных

Согласно Трудовому кодексу РФ, отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Это правило обязательно для соблюдения всеми работодателями.

Если последний день выплаты приходится на выходной или праздник, оплата производится в предшествующий рабочий день. При нарушении сроков работодатель обязан выплатить компенсацию за каждый день задержки в размере 1/150 ключевой ставки Центрального банка от невыплаченной суммы.

Особенности расчёта при увольнении

При увольнении сотруднику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Расчёт производится по тем же правилам, что и обычные отпускные.

Количество дней компенсации определяется пропорционально отработанному времени: 2,33 дня за каждый полный месяц работы (28 дней ÷ 12 месяцев). Дни округляются в пользу работника.

Средний дневной заработок рассчитывается за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Из расчёта исключаются те же периоды, что и при обычном отпуске.

Индексация зарплаты и расчёт отпускных

Если в расчётном периоде проводилась индексация окладов или тарифных ставок, заработок за месяцы до индексации необходимо скорректировать. Для этого используется коэффициент повышения.

Коэффициент = Новый оклад ÷ Старый оклад

Заработок за месяцы до индексации умножается на этот коэффициент. Это обеспечивает справедливый расчёт среднего заработка с учётом роста оплаты труда в организации.

Премии и надбавки, установленные в абсолютных суммах, также индексируются пропорционально повышению окладов.

Минимальный уровень отпускных

Законодательство устанавливает минимальный порог для среднего дневного заработка. СДЗ не может быть ниже значения, рассчитанного из действующего МРОТ.

Минимальный СДЗ = МРОТ ÷ 29,3

Если фактический средний дневной заработок работника оказывается ниже этого значения, работодатель обязан произвести доплату до минимального уровня. Это гарантирует работнику получение отпускных не ниже установленного законодательством минимума.

Налогообложение отпускных

Отпускные подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13% для резидентов РФ. Для нерезидентов применяется ставка 30%.

НДФЛ удерживается непосредственно при выплате отпускных. Работодатель выступает налоговым агентом и обязан перечислить удержанный налог в бюджет не позднее следующего дня после выплаты.

Отпускные также облагаются страховыми взносами в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования в общеустановленном порядке.