Как посчитать среднюю численность

Что такое средняя численность работников и зачем она нужна

Средняя численность работников – это ключевой показатель для статистики, налогов и управления персоналом. Он показывает, сколько человек фактически работало в организации за период, включая не только штатных сотрудников, но и внешних совместителей, а также лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам (ГПД). Расчет средней численности обязателен для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, у которых есть работники.

Этот показатель нужен для нескольких целей:

• Отчетность в Росстат: данные формы П-4, где указывается средняя численность, используются для анализа рынка труда и экономических исследований dadata.ru.
• Налоговое регулирование: в некоторых регионах ставка налога на имущество организаций зависит от численности персонала. Например, в Москве для компаний с численностью более 100 человек ставка повышается до 2,5% dadata.ru.
• Контроль за выплатами: ФНС сравнивает данные о численности с уплаченными страховыми взносами и НДФЛ. Несоответствие может привести к доплатам и штрафам.
• Внутренний анализ: руководители используют показатель для оценки эффективности использования трудовых ресурсов и планирования бюджета.

Правила расчета установлены официально. В 2026 году действуют Указания Росстата, утвержденные приказом от 17.11.2025 № 638 its.1c.ru.

Кого включают в среднюю численность

Согласно Указаниям Росстата, в расчет средней численности работников за месяц включают три категории its.1c.ru:

1. Среднесписочная численность (ССЧ) работников – сотрудники, работающие по трудовым договорам. Включают даже тех, кто находился в отпуске, на больничном или в командировке, если они отработали хотя бы один день. Не включают женщин в отпуске по беременности и родам, работников в отпуске по уходу за ребенком (если они не работают неполный день), собственников без зарплаты и учащихся в отпуске без содержания для сдачи экзаменов dadata.ru.
2. Средняя численность внешних совместителей – лица, работающие в организации по трудовому договору на условиях внешнего совместительства.
3. Средняя численность работников, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (ГПД) – например, договоры оказания услуг или выполнения работ. Учитываются за каждый день действия договора.

Не включаются в среднюю численность:

• Индивидуальные предприниматели, заключившие с организацией ГПД.
• Физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД (самозанятые).
• Лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
• Внешние совместители и штатные работники, заключившие ГПД с этой же организацией (они учитываются в других категориях) its.1c.ru.

Как рассчитать среднюю численность работников за месяц

Сначала необходимо рассчитать три отдельных показателя за месяц: ССЧ, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников на ГПД. Затем они суммируются.

Формула средней численности за месяц: СЧ за месяц = ССЧ за месяц + СЧ внешних совместителей за месяц + СЧ работников на ГПД за месяц

Пример расчета средней численности за месяц

Предположим, в мае 2026 года:

• Среднесписочная численность штатных сотрудников составила 15 человек.
• Средняя численность внешних совместителей – 3 человека.
• Средняя численность работников, выполнявших работу по ГПД – 4 человека.

Общая средняя численность за май: 15 + 3 + 4 = 22 человека its.1c.ru.

Как рассчитать среднюю численность за квартал или год

Для периода больше месяца (квартал, полугодие, год) расчет проводят по формуле: СЧ за период = (СЧ за месяц 1 + СЧ за месяц 2 + … + СЧ за месяц N) / количество месяцев в периоде

Пример расчета средней численности за квартал

Данные за первый квартал 2026 года:

• Средняя численность за январь – 15 человек.
• Средняя численность за февраль – 14 человек.
• Средняя численность за март – 16 человек.

Средняя численность за квартал (январь–март): (15 + 14 + 16) / 3 = 15 человек its.1c.ru.

Для расчета за год нужно сложить показатели за все 12 месяцев и разделить на 12.

Расчет средней численности внешних совместителей

Внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени. Для расчета нужно знать общее количество часов, отработанных всеми внешними совместителями за месяц, и норматив рабочих часов в этом месяце (по производственному календарю).

Формула: СЧ внешних совместителей за месяц = Отработанные часы за месяц / Норма рабочих часов в месяце

Важные исключения: работники с сокращенным рабочим днем (например, инвалиды I и II групп, подростки) и лица, работающие неполное время по инициативе работодателя, учитываются как целые единицы its.1c.ru.

Результат округляется до десятых долей.

Пример расчета внешних совместителей

В июле 2026 года (176 рабочих часов при 40-часовой неделе) работали три внешних совместителя:

• Двое отработали по 110 часов каждый (5 часов в день, 5 дней в неделю).
• Третий отработал 60 часов (12 дней по 5 часов).

Общее количество отработанных часов: 110 + 110 + 60 = 280 часов. Средняя численность: 280 / 176 = 1,59. После округления до десятых – 1,6 человека its.1c.ru.

Расчет средней численности работников по гражданско-правовым договорам (ГПД)

Работников на ГПД учитывают за каждый календарный день действия договора как целые единицы. Выходные и праздничные дни принимаются по численности предшествующего рабочего дня.

Формула расчета средней численности на ГПД за месяц аналогична формуле ССЧ: сумма численности за каждый календарный день месяца делится на число календарных дней в месяце.

Пример расчета работников на ГПД

Два гражданина работали по договорам оказания услуг с 15 марта до 14 апреля 2026 года.

• С 1 по 14 апреля в организации числилось 2 человека на ГПД.
• С 15 по 30 апреля – 0 человек.

Средняя численность за апрель (30 дней): (2 чел. × 14 дн. + 0 чел. × 16 дн.) / 30 дн. = 0,93. Обычно результат не округляется, но для итоговой средней численности можно округлить до 1 человека its.1c.ru.

Отчетность и штрафы: где и когда указывать среднюю численность

Данные о численности персонала подаются в три органа:

1. Росстат (форма П-4): указывается средняя численность работников (включающая все три категории). Периодичность сдачи зависит от размера организации:

   • Ежемесячно (до 15 числа следующего месяца) – для крупных компаний (ССЧ > 15 человек за последние два года и выручка > 800 млн ₽), организаций с лицензиями на добычу полезных ископаемых и новых компаний.
   • Ежеквартально (до 15 числа следующего месяца) – для малых предприятий (ССЧ ≤ 15 человек и выручка ≤ 800 млн ₽). Штраф за нарушение сроков: для ИП – 10 000–20 000 ₽, для организаций – 20 000–70 000 ₽. При повторном нарушении штрафы увеличиваются dadata.ru.

2. ФНС (Расчет по страховым взносам, РСВ, форма КНД 1151111): указывается среднесписочная численность (ССЧ) с начала года. Сдается ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Штраф за несвоевременную сдачу – 5% от суммы начисленных взносов за последние три месяца каждого месяца просрочки (минимум 1000 ₽, максимум 30%). Задержка на 20 рабочих дней может привести к блокировке расчетного счета dadata.ru.

3. Социальный фонд России (форма ЕФС-1): также указывается ССЧ с начала года. Сдается ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Штрафы аналогичны налоговым dadata.ru.

Статья носит информационный характер. Для точного расчета и составления отчетов следует руководствоваться актуальными инструкциями Росстата и ФНС.