Как правильно посчитать расходы при УСН

На системе налогообложения УСН «Доходы минус расходы» (объект 15%) налог рассчитывается с разницы между доходами и затратами. В отличие от УСН «Доходы», здесь важно не только зафиксировать выручку, но и собрать доказательную базу по каждой трате.

Информация носит ознакомительный характер, при принятии решений по налоговому учету сверяйтесь с актуальными редакциями Налогового кодекса РФ.

Основные правила признания расходов

Чтобы включить затраты в налоговую базу, они должны одновременно соответствовать трем критериям, указанным в ст. 252 и ст. 346.16 НК РФ:

1. Экономическая обоснованность. Траты направлены на получение прибыли. Если вы покупаете канцелярию для офиса – это расход. Если оплачиваете покупку телевизора для дома – это не расход.
2. Документальное подтверждение. На каждый расход нужен первичный документ: договор, счет-фактура, товарный чек, накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг. Счета на оплату без подтверждения факта отгрузки или выполнения работ расходом не являются.
3. Оплата. На УСН действует кассовый метод: расход признается только после того, как деньги фактически списаны со счета или выплачены из кассы. Если товар получили, но еще не оплатили – в расходы он не попадает.

Список разрешенных расходов (ст. 346.16 НК РФ)

На УСН нельзя просто уменьшить доход на любую сумму. Список разрешенных трат закрытый. Основные группы расходов:

• Расходы на товары и материалы: стоимость сырья, комплектующих, а также товаров, купленных для дальнейшей перепродажи.
• Оплата труда: зарплата сотрудников, компенсации, премии.
• Страховые взносы: платежи за работников и фиксированные взносы ИП за себя.
• Аренда и содержание помещений: коммунальные платежи, арендная плата, ремонт офиса или склада.
• Основные средства и нематериальные активы: затраты на покупку оборудования, ПО, лицензий. Учитываются особым образом через амортизацию или списание частями.
• Расходы на услуги: связь, интернет, банковское обслуживание, юридические консультации, бухгалтерские услуги, реклама.
• Налоги и сборы: уплаченные государству суммы (кроме самого налога по УСН).

Как вести учет в КУДиР

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) – главный документ для расчета налога. Именно сюда вносятся все операции.

1. Хронология. Записи вносятся в таблицу строго в хронологическом порядке.
2. Дата операции. Отражайте дату и номер первичного документа, подтверждающего списание средств.
3. Детализация. В описании указывайте суть операции (например, «Оплата поставщику товара по договору №5 от 10.01.2026»).
4. Сумма. Указывайте точную сумму, которая прошла по выписке или кассовому ордеру.

КУДиР не нужно сдавать в налоговую ежегодно, но её необходимо распечатывать по окончании года или вести в электронном виде с квалифицированной электронной подписью. При проверке ФНС потребует предоставить книгу вместе с первичными документами.

Распространенные ошибки при расчете

• Учет пред-оплаты как расхода. Если вы перечислили аванс поставщику, но товар еще не получили, расход нельзя принять к учету. Он будет учтен только после факта оприходования товара.
• Отсутствие «первички». Запись в книге без приложенного акта или накладной – повод для штрафа и доначисления налога.
• Использование личных карт. Оплата бизнес-расходов личной дебетовой картой (не привязанной к бизнес-счету) создает сложности при проверке. Используйте для бизнеса только корпоративный счет или отражайте подотчетные суммы.
• Оплата наличными без чека. При покупке товаров за наличные требуйте кассовый чек с QR-кодом. Товарный чек без кассового не является достаточным подтверждением для налоговой.

Если затраты документально подтверждены, соблюдены условия оплаты и они входят в перечень ст. 346.16 НК РФ, смело включайте их в налоговую базу. Это позволит снизить реальную налоговую нагрузку на бизнес.