Обновлено:

Как посчитать рабочие часы онлайн: простые формулы и примеры

Разберём, как посчитать рабочие часы за день, неделю, месяц и год: с перерывами, ночными сменами и переработками. Вы получите понятные формулы, пошаговый алгоритм и удобный подход к учёту времени. Статья полезна сотрудникам, работодателям, кадровикам и фрилансерам.

Содержание статьи
Период расчёта Обычно начало рабочей недели или месяца. Не ранее даты начала. Можно указать сегодня. Например, 40 ч — полная занятость, 20 ч — неполный день и т.п. Необязательно. Если заполните, переработка будет считаться по этой норме.
Режим работы Выберите удобный способ: поминутно по каждому дню или суммарно по сменам.
Ежедневный учёт рабочего времени Оценка. Можно скорректировать позже, добавив/удалив дни.
Учёт по сменам Например, 15 смен по 12 часов при графике 2/2. При графике сутки/трое укажите 24, при 2/2 — обычно 12. Например, 1 час обеда, который не входит в оплачиваемое время. Необязательно. Укажите, если считаете ночные часы отдельно.
Дополнительно Необязательно. Если заполните, будет рассчитана ориентировочная оплата.

Что значит «посчитать рабочие часы» и зачем это нужно

Рабочие часы — это всё фактически отработанное время сотрудника за день, неделю, месяц или иной период, которое подлежит оплате по трудовому договору.

Умение правильно посчитать рабочие часы нужно:

Далее разберём практический алгоритм, формулы и типичные ситуации.

Базовый алгоритм: как посчитать рабочие часы за день

Чтобы посчитать рабочие часы за один рабочий день:

  1. Определите время начала работы (Tнач).
  2. Определите время окончания работы (Tкон).
  3. Посчитайте суммарную длительность всех перерывов (Tпер).
  4. Используйте формулу:

Рабочие часы за день = Tкон – Tнач – Tпер

Пример

Сотрудник работал с 9:00 до 18:30, обеденный перерыв — 1 час.

Если перерывы несколько (например, обед 40 минут + перекур 10 минут, не входящий в рабочее время), их суммируют.

Как посчитать рабочие часы за неделю и месяц

Расчёт за неделю

  1. Посчитайте рабочие часы за каждый день недели по формуле выше.
  2. Сложите получившиеся значения:

Рабочие часы за неделю = Σ рабочих часов по дням

Пример:
Пн–Пт: 8 ч в день, Сб–Вс: выходные.
5 × 8 = 40 часов в неделю.

Расчёт за месяц

Есть два подхода:

  1. По факту
    Складываются фактически отработанные часы за все дни месяца.
  2. По норме
    Используется производственный календарь РФ для вашей продолжительности рабочей недели (40, 36, 24 часа).

Фактически отработанные часы могут быть больше нормы (переработка) или меньше нормы (недоработка, отпуск, больничный и т.п.).

Норма рабочего времени и переработки

Что такое норма

Норма рабочего времени зависит от:

Как посчитать переработку

  1. Найдите норму часов за период по производственному календарю: Nнорма.
  2. Посчитайте фактически отработанные часы: Nфакт.
  3. Используйте формулу:

Переработка = Nфакт – Nнорма

Если результат > 0 — это сверхурочные часы.
Если < 0 — недоработка (оплачивается по особым правилам, в зависимости от причин).

Пример:
Норма за месяц — 168 ч, фактически отработано 182 ч.
Переработка = 182 – 168 = 14 часов.

Как посчитать рабочие часы по сменному графику (2/2, сутки/трое и др.)

Общая формула

Рабочие часы за период = количество смен × длительность смены – суммарные неоплачиваемые перерывы

Важно: у некоторых смен часть перерывов включается в рабочее время (например, при круглосуточной дежурной службе), а часть — нет.

Пример 1. График 2/2, смена 12 часов

За месяц сотрудник отработал 15 смен по 12 часов, без неоплачиваемых перерывов.

15 × 12 = 180 часов за месяц.

Пример 2. Сутки через трое (24/72)

Смена 24 часа, в месяц — 7 смен. Из них 4 часа внутри смены считаются отдыхом и не оплачиваются.

Как учитывать обед и перерывы

По ТК РФ обеденный перерыв, как правило, не включается в рабочее время. Короткие технологические перерывы могут входить в рабочее время, если это закреплено локальными актами.

Типовые случаи:

При расчёте важно:

Ночные часы, выходные и праздничные дни

Ночные часы

Ночным считается время с 22:00 до 6:00. Чтобы посчитать ночные часы:

  1. Определите, какая часть смены попадает в интервал 22:00–06:00.
  2. Посчитайте длительность этого отрезка.

Пример:
Смена с 20:00 до 8:00.
Ночной отрезок: 22:00–6:00 = 8 часов.
Из 12 часов смены 8 считаются ночными и оплачиваются по повышенному коэффициенту.

Работа в выходные и праздники

Работа в официальные выходные и нерабочие праздничные дни подлежит:

Посчитать часы обычно просто: суммируются все часы работы в такие дни и отдельно выделяются в табеле и расчётах.

Как посчитать рабочие часы при гибком и удалённом графике

Для гибкого/удалённого графика особенно важен учёт фактического времени:

  1. Фиксируйте время начала и конца работы каждый день:
    • через систему учёта (тайм-трекер, CRM);
    • вручную (таблица, журнал);
  2. Вычитайте перерывы, которые не входят в рабочее время.
  3. Суммируйте рабочие часы за неделю/месяц.
  4. Сравнивайте результат с нормой, указанной в договоре.

Если оплата почасовая, можно сразу умножить итоговые часы на ставку:

Зарплата = рабочие часы × часовая ставка

Распространённые ошибки при расчёте рабочего времени

  1. Игнорирование производственного календаря
    Ошибка нормы часов → неправильный расчёт переработок.
  2. Неверный учёт перерывов
    Либо вычитают то, что должно оплачиваться, либо не вычитают неоплачиваемые перерывы.
  3. Неотдельный учёт ночных, праздничных и выходных часов
    В результате неправильно применяются повышающие коэффициенты.
  4. Смешивание плановой нормы и факта
    Нужно всегда чётко разделять: норма (по календарю) и факт (по табелю, отчётам).

Практическая схема: как организовать учёт и быстро считать часы

  1. Выберите способ фиксации: табель, электронная система, таблица Excel/Google.
  2. Заведите поля: дата, Tнач, Tкон, перерывы, итог часов за день.
  3. Добавьте формулу в таблицу:
    Итог_дня = (Tкон – Tнач – Tпер)
    и суммирование по периоду.
  4. Отдельно помечайте:
    • ночные часы;
    • работа в выходные/праздники;
    • сверхурочные (часы сверх нормы).

Так вы быстро увидите, сколько реально отработано за период, есть ли переработки и правильно ли начислена зарплата.

Часто задаваемые вопросы

Как посчитать рабочие часы за месяц при 5-дневке?

Ориентируйтесь на производственный календарь: возьмите норму часов для вашей недели (обычно 40, 36 или 24 ч), сложите часы рабочих дней месяца и проверьте, что учли праздники и сокращённые дни.

Как посчитать рабочие часы по сменам 2/2?

Сложите фактическую длительность всех смен за период: количество смен × длительность смены (например, 15 смен × 12 ч = 180 ч). Не забудьте вычесть неоплачиваемые перерывы, если они предусмотрены.

Как посчитать переработку относительно нормы рабочего времени?

Сначала найдите норму часов по производственному календарю, затем из фактически отработанных часов вычтите эту норму. Положительная разница — сверхурочные часы, которые должны оплачиваться по повышенному тарифу.

Как посчитать рабочие часы с учётом обеденного перерыва?

Из времени окончания смены вычтите время начала смены и отдельно вычтите длительность обеда. Например, с 9:00 до 18:00 при обеде 1 ч: (18:00 – 9:00) – 1 ч = 8 отработанных часов.

Как посчитать рабочие часы, если работа по гибкому графику?

Фиксируйте фактическое время начала и окончания работы каждый день, вычитайте перерывы и складывайте итоговые часы за период. Сравните полученную сумму с установленной нормой за неделю или месяц.

Как посчитать ночные рабочие часы?

Выделите интервал с 22:00 до 6:00 в рамках смены и посчитайте, сколько часов в него попадает. Эти часы оплачиваются по повышенному коэффициенту согласно ТК РФ и локальным актам.

Как посчитать рабочие часы при неполной занятости?

Используйте ту же схему, что и при полной занятости: фиксируйте фактические часы, суммируйте за период и сравнивайте не с 40-часовой неделей, а с нормой, прописанной в трудовом договоре.

Мы подобрали калькуляторы, которые помогут вам с разными задачами, связанными с текущей темой.