Как посчитать численность за год

Бухгалтер, кадровик или руководитель малого бизнеса – все обязаны знать, как посчитать численность за год. От этого показателя зависит форма сдачи отчётности (бумажная или электронная), право на упрощённую систему налогообложения и тариф страховых взносов. Ошибка в расчёте может обернуться отказом в применении льготного режима или штрафом.

Что такое среднесписочная численность за год

Среднесписочная численность (ССЧ) – это среднее количество работников, которые состояли в списочном составе организации за определённый период. Показатель рассчитывается на основании Указаний по заполнению форм статистического наблюдения, утверждённых Росстатом.

ССЧ за год используется при:

• определении способа подачи деклараций – при численности свыше 100 человек отчётность сдаётся только в электронном виде;
• контроле лимита для применения УСН (не более 130 человек на 2026 год);
• установлении тарифа страховых взносов – для малого бизнеса сниженные тарифы применяются при определённых условиях;
• заполнении приложения № 5 к расчёту по страховым взносам (РСВ).

Кто учитывается при расчёте, а кто нет

В списочную численность включаются:

• работники по трудовому договору – постоянные, временные, сезонные;
• лица, принятые на работу на неполный рабочий день, если неполный режим установлен по соглашению сторон;
• внутренние совместители (считаются как 1 человек);
• надомники;
• работники, находящиеся в ежегодных и учебных отпусках, на больничном.

Не включаются в ССЧ:

• внешние совместители;
• работники по договорам гражданско-правового характера;
• женщины в отпуске по уходу за ребёнком (кроме тех, кто работает на дому или на неполном рабочем дне с сохранением пособия);
• военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы;
• работники, направленные на обучение с отрывом от производства с выплатой стипендии;
• собственники организации, не получающие зарплату.

Формула расчёта среднесписочной численности за год

Формула расчёта ССЧ за год зависит от того, сколько месяцев организация фактически работала.

Организация работала весь год

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12

Организация создана или ликвидирована в течение года

ССЧ за год = Сумма ССЧ за фактические месяцы работы / 12

Важно: делитель всегда равен 12, независимо от количества месяцев работы. Это правило действует с 2021 года и закреплено в Указаниях Росстата.

Как рассчитать среднесписочную численность за месяц

Перед расчётом годового показателя нужно вычислить ССЧ за каждый месяц. Формула:

ССЧ за месяц = Сумма списочной численности за каждый календарный день / Количество календарных дней месяца

В сумме учитываются все дни – рабочие, выходные и праздничные. Если праздник или выходной, берётся численность предшествующего рабочего дня.

Учёт работников на неполном рабочем дне

Сотрудники на неполном рабочем дне по соглашению сторон учитываются пропорционально отработанному времени:

Учётная единица = Часы работы в день / Нормальная продолжительность рабочего дня

Например, при 8-часовом рабочем дне:

• на 0,5 ставки – 0,5;
• на 0,25 ставки – 0,25;
• на 0,75 ставки – 0,75.

Исключение – работники, для которых неполный день установлен по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ). Они учитываются как целые единицы.

Пошаговый пример расчёта численности за год

Пример 1: организация работала весь 2025 год

ООО «Альфа» имело следующую среднесписочную численность по месяцам:

Шаг 1. Считаем суммарную месячную ССЧ:

100 × 2 + 120 × 6 + 110 × 4 = 200 + 720 + 440 = 1 360

Шаг 2. Делим на 12:

1 360 / 12 = 113,3

Результат: среднесписочная численность за 2025 год – 113,3 человека.

Пример 2: организация создана в октябре

ООО «Бета» зарегистрировано 15 октября 2025 года.

Шаг 1. Сумма: 25 + 30 + 28 = 83

Шаг 2. Делим на 12: 83 / 12 = 6,9

Результат: среднесписочная численность за 2025 год – 6,9 ≈ 7 человек.

Обратите внимание: несмотря на то что организация работала 3 месяца, делитель остаётся равным 12.

Пример 3: работники на неполном рабочем дне

В организации 50 сотрудников работают полный день и 10 сотрудников – на 0,5 ставки. В месяце 21 рабочий день.

ССЧ за месяц = (50 × 21 + 10 × 0,5 × 21) / 21 = 50 + 5 = 55

55 единиц – это среднесписочная численность за месяц.

Средняя численность и среднесписочная: в чём разница

Средняя численность – более широкий показатель. Она включает три слагаемых:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднюю численность работников по договорам ГПХ.

Для внешних совместителей и работников по ГПХ формула аналогична: отработанные человеко-дни делятся на количество рабочих дней в месяце.

В отчётных формах (РСВ, статистика) чаще всего требуется именно среднесписочная численность. Средняя численность нужна для форм П-4 и П-4 (НЗ).

Как считать ССЧ за год: частые ошибки

• Деление на фактические месяцы вместо 12. При создании или ликвидации организации делитель всегда 12 – это главная ошибка бухгалтеров.
• Учёт внешних совместителей. Они не входят в списочную численность и не должны влиять на расчёт ССЧ.
• Включение отпускников по уходу за ребёнком. Если сотрудник только в отпуске по уходу и не работает – он исключается из ССЧ.
• Неправильное округление. Итоговый показатель указывается с одним десятичным знаком. Округление до целого – по математическим правилам.
• Учёт выходных и праздников. В эти дни списочная численность равна данным предшествующего рабочего дня. Не учтёте – значение будет занижено.

Куда и когда подавать сведения

С 2021 года отдельный отчёт «Среднесписочная численность» отменён. Показатель указывается в приложении № 5 к РСВ (расчёту по страховым взносам). Сроки:

Штраф за непредставление РСВ с приложением № 5 – 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК РФ).