Как посчитать численность работников за месяц

Среднесписочная численность работников за месяц – показатель, который требуется для заполнения РСВ, статотчетности по форме П-4 и подтверждения статуса малого или среднего предприятия. Разберем, как посчитать численность работников за месяц: от списочного учета до формулы и примера.

Перед применением правил расчета проверьте актуальные требования Росстата и ФНС, нормы могут обновляться.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц?

Формула основана на данных списочного состава по каждому календарному дню. Сложите численность за все дни месяца – от 1-го до 30-го, 31-го или 28-го/29-го февраля – и разделите результат на число календарных дней отчетного месяца.

Основная формула:

Среднесписочная численность = Сумма списочной численности за каждый день месяца / Число календарных дней месяца

В выходные и праздничные дни используйте списочное количество сотрудников с предыдущего рабочего дня. Например, если на пятницу числилось 20 человек, то на субботу и воскресенье в расчете фиксируется тот же показатель – 20.

В чем разница между списочной, среднесписочной и средней численностью?

Эти термины часто путают, но для отчетности важно использовать именно тот показатель, который запрашивает форма.

• Списочная численность – количество работников на конкретную дату. Считается по установленным правилам в целых единицах на определенное число.
• Среднесписочная численность – усредненный показатель за период (месяц, квартал, год). Используется в РСВ, при определении права на УСН и для реестра МСП.
• Средняя численность работников – более широкий показатель. Формируется из среднесписочной численности плюс среднее количество работников по договорам ГПХ и внешних совместителей.

Кого включать в списочную численность?

В списочный состав на конкретную дату входят лица, оформленные по трудовому договору на постоянную, временную или сезонную работу. В расчете сохраняются сотрудники, фактически отсутствующие в указанный день по следующим причинам:

• болезнь;
• ежегодный, учебный или другой оплачиваемый отпуск;
• командировка;
• отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон;
• внутренний совместитель – учитывается один раз как одно целое лицо;
• работа на дому или с разъездным характером.

Кого не включать в расчет?

Из списочной численности исключаются:

• работники, оформленные по гражданско-правовым договорам;
• внешние совместители – в списочный состав не входят, в среднесписочный добавляются отдельно по отработанным часам;
• женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет;
• сотрудники, переведенные в другую организацию, если зарплата за них не начисляется;
• работники, уволенные по договору с определенной даты – с даты увольнения в учет не попадают;
• лица, обучающиеся в образовательных организациях с отрывом от производства и получающие только стипендию за счет работодателя.

Формула и пошаговый расчет

Чтобы посчитать среднесписочную численность за месяц, выполните три шага.

1. Определите списочную численность на каждый календарный день. Возьмите данные кадрового учета на конец дня. Для выходных и праздников продублируйте показатель последнего рабочего дня.
2. Отдельно рассчитайте внешних совместителей, если они есть. Разделите их фактически отработанные часы за месяц на норму часов по производственному календарю для соответствующей категории работников.
3. Сложите результаты шага 1 и шага 2, полученную сумму разделите на число календарных дней месяца. Округлите до целого числа.

Калькулятор выше поможет проверить ручной расчет. Введите количество сотрудников по периодам месяца, укажите данные по совместителям, а инструмент рассчитает итоговую среднесписочную численность с учетом календарных дней.

Пример расчета за март 2026 года

Компания работает весь месяц. В марте 31 календарный день. Списочный состав менялся дважды.

Среднесписочная численность = 341 / 31 = 11,0. Округление не требуется, итоговый показатель – 11 человек.

Допустим, у компании есть один внешний совместитель. Он отработал 88 часов при норме 176 часов в месяц. Его среднесписочная численность составит 88 / 176 = 0,5. Общая сумма для расчета вырастет до 341,5 человеко-дней, а результат – 341,5 / 31 = 11,01. После округления показатель останется 11 человек.

Где используется результат расчета

Среднесписочная численность нужна не только кадровой службе. Основные сферы применения:

• РСВ. Страхователи указывают показатель в расчете по страховым взносам.
• Статотчетность. Росстат запрашивает данные в форме П-4 по микропредприятиям и в других наблюдениях.
• Налоговые льготы. Право на некоторые режимы и пониженные тарифы зависит от численности.
• Реестр МСП. Для подтверждения статуса малого или среднего предприятия используется среднесписочная численность за предшествующий календарный год.
• Право на УСН. Допустимый лимит численности для применения упрощенной системы налогообложения контролируется именно по среднесписочному показателю.

Точный расчет избавляет от штрафов за ошибки в отчетности и сохраняет право на льготные тарифы страховых взносов.