Доходы и расходы ИП

Каждая система налогообложения диктует свои правила расчёта. ИП на УСН «доходы минус расходы», на общей системе или ЕСХН обязан считать не только поступления, но и затраты – от их правильного учёта напрямую зависит итоговая сумма налога. Разберём, что считается доходом, какие расходы можно принять и как всё это оформить в 2026 году.

Что признаётся доходом ИП и как его считать

Доходом ИП признаётся любое поступление денег, имущества или имущественных прав, связанное с предпринимательской деятельностью. Налоговый кодекс РФ требует применять кассовый метод – датой получения дохода считается день, когда средства реально поступили (ст. 346.17 НК РФ):

• на расчётный счёт – дата зачисления банком;
• наличными в кассу – дата приходного кассового ордера или отчёта;
• при взаимозачёте встречных требований – дата подписания акта зачёта;
• при получении имущества – день передачи имущества по акту.

Что обязательно включать в доходы:

• Выручку от реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав.
• Внереализационные доходы: проценты от банка на остаток по счёту, штрафы и пени от контрагентов в вашу пользу, списанная кредиторская задолженность.
• Субсидии, полученные от государства на развитие бизнеса (кроме субсидий на компенсацию затрат в рамках целевых программ – они отражаются особым порядком).

Не являются доходом:

• Возврат ранее выданного займа;
• Ошибочно зачисленные суммы (при документальном подтверждении);
• Деньги, внесённые ИП из личных средств на пополнение бизнес-счёта;
• Вклад в имущество организации или ИП (если оформлен решением);
• Доходы, не облагаемые НДФЛ и не учитываемые при УСН, перечисленные в ст. 251 НК РФ.

На УСН доходы признаются в момент погашения задолженности перед вами. Авансы от покупателей тоже становятся доходом сразу после поступления денег, даже если отгрузка товара произойдёт позже. Исключение – авансы, полученные по договорам, которые затем расторгнуты: в периоде возврата их можно исключить из базы.

Какие расходы можно учесть при налогообложении

Перечень учитываемых расходов зависит от режима налогообложения.

УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН

Перечень расходов закрыт и перечислен в ст. 346.16 НК РФ. В него входят:

• материальные расходы и покупная стоимость товаров;
• оплата труда, пособия по больничным за счёт работодателя, все виды обязательного страхования;
• арендные и лизинговые платежи;
• ремонт основных средств;
• проценты по кредитам и займам (с учётом ограничений по ставке);
• услуги связи, почты, интернета;
• расходы на рекламу;
• затраты на канцтовары, бланки;
• расходы на обязательную сертификацию продукции;
• командировочные и представительские расходы;
• стоимость приобретаемых основных средств и нематериальных активов (частями после ввода в эксплуатацию).

Для ЕСХН перечень во многом аналогичен, но регулируется ст. 346.5 НК РФ и включает больше позиций, связанных с сельским хозяйством (удобрения, ветеринарные препараты, корма и т. д.).

Четыре обязательных условия для признания расхода при УСН и ЕСХН:

1. Расход экономически обоснован – направлен на получение дохода.
2. Документально подтверждён – есть накладная, акт, чек, договор.
3. Фактически понесён – услуга оказана, товар отгружен, работы выполнены.
4. Оплачен – деньги перечислены поставщику (кассовый метод).

Обратите внимание: расходы на покупку товаров для перепродажи включаются в базу только после реализации товара конечному покупателю. А основные средства списываются равными долями ежеквартально в течение налогового периода, если оплачены и введены в эксплуатацию.

Общая система (НДФЛ)

ИП на ОСНО вправе применить профессиональный налоговый вычет по НДФЛ – из доходов вычитаются все фактически произведённые и обоснованные расходы, напрямую связанные с бизнесом. Перечень здесь открытый, однако каждый расход должен быть подтверждён документами и соответствовать обычаям делового оборота. Если документов нет, заявить можно только норматив в 20% от суммы доходов, но не фактические затраты.

Патентная система

При патенте фактический доход и расходы для расчёта стоимости патента не учитываются – налог платится с потенциально возможного дохода, установленного регионом. Но ИП обязан вести Книгу учёта доходов по патенту, чтобы контролировать лимит в 60 млн рублей с начала календарного года.

Книга учёта доходов и расходов – главный инструмент

КУДиР обязательна для всех ИП на УСН, ЕСХН и ОСН. Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России. Книгу можно вести в электронном виде или от руки на бумаге – главное, чтобы на каждую хозяйственную операцию была сделана одна запись с реквизитами первичного документа.

Правила ведения:

• Записи – только на русском языке, с привязкой к дате.
• Суммы отражаются в рублях с копейками.
• На каждый налоговый год открывается новая книга.
• По окончании года КУДиР выводится на печать (если велась электронно), нумеруется, прошнуровывается и заверяется подписью ИП. На ОСН книга не заверяется в налоговой, но должна быть доступна для проверки.

КУДиР служит основой для расчёта налога, отслеживания приближения к лимитам по УСН и корректности заполнения декларации. При камеральной проверке инспектор запрашивает её в первую очередь.

Пример расчёта чистого дохода и налога

Представьте, что ИП на УСН «доходы минус расходы» за 2026 год получил выручку 3 500 000 рублей. Документально подтверждённые и оплаченные расходы составили:

• аренда помещения – 420 000 ₽;
• зарплата сотрудников со страховыми взносами – 960 000 ₽;
• закупка материалов – 680 000 ₽;
• транспортные расходы – 150 000 ₽;
• реклама – 90 000 ₽.

Общая сумма расходов = 2 300 000 ₽. Чистый доход (прибыль) = 3 500 000 – 2 300 000 = 1 200 000 ₽.
Налог по ставке 15%: 1 200 000 × 15% = 180 000 ₽. Сравниваем с минимальным налогом 1% от выручки (35 000 ₽) – платим большую сумму, то есть 180 000 ₽.

Калькулятор помогает прикинуть финансовый результат до налогов: достаточно ввести общий размер поступлений и сумму документально подтверждённых затрат. Чистый доход – это разница между этими показателями, от неё и рассчитывается налог в зависимости от вашего режима.

Нюансы учёта в зависимости от налогового режима

УСН «Доходы» (ставка до 6%)
Никакие расходы не уменьшают налоговую базу. Учитываются только доходы. Однако сумму исчисленного налога можно уменьшить на уплаченные страховые взносы (за себя и за сотрудников), а также на сумму больничных за первые три дня. Сумма вычета не может превышать 50% налога для ИП с работниками и 100% – без работников.

УСН «Доходы минус расходы» (ставка 5–15% зависит от региона)
Объект налогообложения – разница между доходами и расходами. Расходы списываются строго после оплаты и при наличии закрывающих документов. ИП обязан платить минимальный налог 1% от доходов, даже если получил убыток. Авансовые платежи рассчитываются ежеквартально нарастающим итогом.

ОСН (НДФЛ 13–15%, НДС 20%)
Доход минус профессиональный вычет (фактические расходы либо норматив 20%). Учёт ведётся в специальной книге, но авансовых платежей по НДФЛ ИП не платит – налог рассчитывается раз в год по декларации 3-НДФЛ. Добавляется обязанность по НДС: счёт-фактуры, книга покупок/продаж и ежеквартальные декларации.

ЕСХН (ставка до 6%)
База – доходы минус сельскохозяйственные расходы по закрытому перечню. Расходы признаются кассовым методом сразу после оплаты. Особенность: основные средства можно списать полностью в первом году эксплуатации, если они оплачены и введены в эксплуатацию.

Патент
Фактический доход и расходы не считаются. Но ИП обязан вести Книгу учёта доходов по патенту для контроля максимально допустимого дохода 60 млн руб. с начала года.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Учёт «чужих» поступлений. Поступления от продажи личного автомобиля или возврат долга друга на бизнес-счёт могут быть ошибочно включены в доход. Решение: всегда оформляйте назначение платежа и храните подтверждающие документы о нерыночной природе операции.

2. Списание неоплаченных расходов. При кассовом методе затраты не уменьшают базу, пока деньги не перечислены поставщику. Например, подписанный акт в декабре без оплаты не даёт права на учёт в этом году.

3. Отсутствие или неполнота первичных документов. Акт без номера, чек с нечитаемыми реквизитами, договор без подписи – всё это повод для исключения расхода при проверке. Убедитесь, что документы содержат все обязательные реквизиты по ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

4. Смешение личных и бизнес-средств. Использование одного счёта для оплаты личных покупок и приёма клиентских платежей приводит к тому, что инспекция может признать все поступления доходом. Ведите отдельный расчётный счёт и чётко разделяйте транзакции.

5. Игнорирование лимитов доходов. Превышение лимита по УСН (в 2026 году около 337,5 млн рублей с учётом ежегодной индексации) влечёт потерю права на спецрежим и пересчёт налогов по ОСН с начала квартала. Отслеживайте доход нарастающим итогом в КУДиР.

6. Учёт НДС в расходах при УСН. Входящий НДС по приобретённым товарам и услугам не выделяется отдельной строкой – он включается в стоимость расхода полностью, так как ИП на УСН не является плательщиком этого налога.

Данные о лимитах и ставках приведены по состоянию на 2026 год, но в каждом регионе могут действовать свои пониженные ставки. При совмещении режимов рекомендуем сверяться с актуальными нормами НК РФ и региональным законодательством.